Como funcionam os cartões-chave de hotel?

Atualizado pela última vez em 25 de maio de 2024 por Vicente Zhu

Um cartão-chave de hotel, normalmente do tamanho de um cartão de crédito, é usado para destrancar as portas dos quartos de hotel. Devido à sua conveniência e segurança aprimorada, esses cartões substituíram em grande parte as chaves metálicas tradicionais em muitos hotéis modernos.

Como funcionam os cartões-chave do hotel?

Quando foram inventados os cartões-chave

Quando utilizados no ambiente hoteleiro, os cartões-chave seguem um processo sistemático desde a emissão até o uso. Aqui está uma análise passo a passo de como eles normalmente funcionam:

  1. Processo de check-in: Quando um hóspede faz check-in em um hotel, a equipe da recepção selecionará um quarto disponível para o hóspede. A equipe usará então um codificador ou programador de cartão conectado ao software do sistema de gerenciamento do hotel para programar um cartão-chave de hotel em branco ou reprograme um cartão usado anteriormente. O cartão é programado com dados específicos relacionados à estadia do hóspede, como número do quarto, duração da estadia, etc.
  2. Acessando a Sala:
    • Cartões de tarja magnética: O hóspede insere o cartão em uma ranhura da fechadura da porta. A fechadura lê os padrões magnetizados e verifica se eles correspondem aos dados esperados para aquela sala e período.
    • Cartões RFID: o hóspede encosta o cartão em um leitor na porta ou o aproxima o suficiente para que a fechadura detecte e leia os dados sem fio.
    • Cartões inteligentes: Dependendo do design, o hóspede pode inserir o cartão em um leitor ou segurá-lo próximo a um leitor sem contato na porta.
  3. Validação: Depois que a fechadura da porta lê os dados do cartão, ela verifica as informações. A porta será destrancada se os dados corresponderem ao quarto e ao período atual (ou seja, o hóspede ainda não fez check-out). O acesso será negado se o cartão estiver vencido, não corresponder ao quarto ou for inválido.
  4. Pontos de acesso adicionais: alguns hotéis programam cartões-chave para acessar outras áreas, como academia de ginástica, piscina, business center ou club lounge. O processo é semelhante: os dados do cartão são verificados em relação aos dados esperados do ponto de acesso e o acesso é concedido se houver correspondência.
  5. Check-out e expiração: os cartões-chave normalmente são programados para expirar automaticamente após o horário agendado de check-out do hóspede. No momento do check-out, os hóspedes costumam devolver os cartões, que podem ser reprogramados para futuros hóspedes. Se não for devolvido, o cartão permanecerá inativo até ser reprogramado.
  6. Cartões perdidos: Se os convidados perder o cartão-chave do hotel, eles podem relatar isso à recepção. A equipe pode desativar imediatamente o cartão perdido e emitir um novo, garantindo que o cartão perdido não possa ser usado para acesso não autorizado.
  7. Integração com Sistemas Hoteleiros: Sistemas modernos de cartões-chave de hotéis estão integrados ao sistema de gestão de propriedades do hotel (PMS). Isto permite operações perfeitas, como rastrear o acesso dos hóspedes, integrar-se à cobrança de comodidades ou oferecer experiências personalizadas com base nas preferências dos hóspedes.

Essa abordagem sistemática garante segurança, conveniência e operações eficientes do hotel e de seus hóspedes.

Para obter mais informações sobre como usar um cartão-chave no hotel, leia este artigo: Como usar o cartão-chave no hotel passo a passo. 

Quando os hotéis começaram a usar cartões-chave

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Os hotéis começaram a adotar sistemas de cartões-chave no final dos anos 1970 e início dos anos 1980. Antes do uso generalizado de cartões-chave eletrônicos, os hotéis usavam principalmente chaves de metal tradicionais.

Os primeiros sistemas eram baseados em tecnologia de tarja magnética, semelhante aos cartões de crédito. Com o tempo, à medida que a tecnologia evoluiu, os hotéis começaram a adotar sistemas mais avançados como RFID (Identificação por Radiofrequência) e tecnologias de cartões inteligentes.

Mais recentemente, com o surgimento dos smartphones, alguns hotéis começaram a oferecer chaves digitais. Com as chaves digitais, os hóspedes podem usar o aplicativo móvel do hotel em seus smartphone para desbloquear seu quarto de hotel, eliminando a necessidade de um cartão físico.

Este método normalmente usa tecnologia Bluetooth ou NFC (Near Field Communication) para comunicação entre o telefone e o Fechadura de porta de hotel Bluetooth.

Por que usar cartões-chave de hotel?

Os cartões-chave de hotel oferecem diversas vantagens em relação às chaves metálicas tradicionais, tornando-os a escolha preferida de muitos hoteleiros e hóspedes. Aqui estão alguns motivos pelos quais os hotéis usam cartões-chave:

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  • Segurança melhorada:
    • Desativação Imediata: Se um hóspede perder seu cartão-chave, ele poderá ser desativado imediatamente. Isso garante que qualquer pessoa que o encontre não possa acessar a sala e evitar hackeamento de cartão-chave de hotel. Com chaves tradicionais, a fechadura precisaria ser trocada ou recodificada.
    • Log de acesso: Os sistemas de cartão eletrônico podem registrar quando e por quem uma porta foi acessada. Isso fornece uma trilha de auditoria, que pode ser útil para fins de segurança ou investigação.
    • Duração de acesso limitado: Os cartões-chave podem ser programados para funcionar por um período específico, geralmente a duração da estadia do hóspede. Após esse período, o cartão expira automaticamente, reduzindo os riscos de acesso não autorizado.
  • Eficiência operacional: Se um hóspede perder o cartão ou decidir prolongar a estadia, a recepção poderá facilmente reprogramar um novo cartão ou atualizar o existente. Embora o investimento inicial em sistemas eletrônicos de bloqueio de hotel podem ser mais elevados do que os bloqueios tradicionais, os custos a longo prazo podem ser mais baixos.
  • Conveniência do Convidado: Os cartões-chave são leves e do tamanho de um cartão de crédito, facilitando o transporte dos hóspedes na carteira ou no bolso. Um único cartão-chave pode ser programado para dar aos hóspedes acesso a diversas áreas, como quarto, academia, piscina ou business center.
  • Multifuncionalidade: Cartões-chave modernos podem ser integrados a outros serviços do hotel. Por exemplo, os hóspedes podem usá-los para cobrar despesas de seus quartos em restaurantes, bares ou lojas de hotéis.
  • Apelo Estético e Moderno: Os sistemas de cartões electrónicos podem dar aos hotéis uma imagem sofisticada e contemporânea, atraente para viajantes que entendem de tecnologia. Os cartões podem ser personalizados com a marca, logotipos e mensagens promocionais do hotel.

Dadas estas vantagens, muitos hotéis consideram os sistemas de cartões-chave uma escolha prática e benéfica por razões operacionais e para melhorar a experiência do hóspede.

Tipos regulares de cartão de hotel

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Os sistemas de cartões-chave dos hotéis evoluíram ao longo dos anos e os hotéis podem usar vários tipos de cartões-chave. Aqui estão os tipos mais comuns:

  1. Cartões de tarja magnética: Esses cartões possuem uma tarja magnética no verso, semelhante a muitos cartões de crédito e débito.
    • função: A faixa contém partículas magnetizadas. Quando o cartão é codificado, essas partículas são organizadas em um padrão específico para representar os dados.
    • Uso: O leitor interpreta o padrão de listras quando o cartão é inserido na fechadura de uma porta. Se o padrão corresponder ao esperado pela fechadura, a porta será destravada.
    • Prós: Relativamente barato de produzir e fácil de reprogramar.
    • Desvantagens: pode ser desmagnetizado por ímãs fortes (como os de algumas capas de telefone ou bolsas), desgastar-se com o tempo devido ao processo de inserção física e oferecer segurança limitada em comparação com tecnologias mais recentes.
  2. Cartões RFID (identificação por radiofrequência): Esses cartões contêm um pequeno chip e uma antena, mas não possuem bateria. A tecnologia pretendia resolver a preocupação de desmagnetização, altamente prevalente em cartões de tarja magnética.
    • função: O chip armazena dados. Quando o cartão se aproxima de um leitor RFID (como uma fechadura de porta), o leitor emite uma frequência de rádio de curto alcance. A antena do cartão capta essa frequência, o que alimenta o chip por tempo suficiente para transmitir seus dados de volta ao leitor.
    • Uso: A porta será destravada se os dados transmitidos corresponderem aos dados esperados.
    • Prós: Sem contato (toque ou segure próximo à trava), mais durável que os cartões com tarja magnética, pois não há desgaste físico e oferece melhor segurança.
    • Desvantagens: Normalmente mais caro que os cartões com tarja magnética.
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  3. Cartões inteligentes: Esses cartões possuem um microchip embutido e também podem ter pontos de contato na superfície ou ser sem contato.
    • função: O microchip pode armazenar mais dados do que uma tarja magnética e possui criptografia e recursos de segurança mais sofisticados.
    • Uso: o cartão normalmente precisa ser inserido em um leitor ou, em alguns casos, apenas mantido próximo a um leitor sem contato.
    • Prós: Segurança aprimorada e potencial para uso multifuncional, como armazenamento de preferências de hóspedes ou dados de programas de fidelidade.
    • Desvantagens: Mais caro de produzir do que cartões com tarja magnética.
  4. Chaves móveis:
    • Descrição: Embora não seja um cartão físico, as chaves digitais móveis estão se tornando cada vez mais populares. Eles envolvem o uso de um aplicativo de smartphone para acessar os quartos.
    • Uso: Após o check-in, os hóspedes baixam o aplicativo do hotel e recebem uma chave digital. Usando Bluetooth ou NFC (Near Field Communication), o telefone se comunica com a fechadura da porta para conceder acesso.
    • Prós: Maior comodidade para os hóspedes, reduz a necessidade de cartões físicos e oferece potencial de integração com outros serviços do hotel.
    • Desvantagens: exige que os hóspedes tenham smartphones compatíveis e pode representar desafios para aqueles que não entendem de tecnologia.

Diferentes hotéis podem escolher sistemas diferentes com base nas suas necessidades específicas, orçamento e experiência do hóspede que pretendem proporcionar.

Cartões-chave RFID versus cartões-chave com tarja magnética, por que agora os hotéis preferem cartões-chave RFID?

Os hotéis preferem cada vez mais cartões-chave RFID em vez de cartões com tarja magnética por vários motivos, que vão desde maior segurança até uma melhor experiência do hóspede. Aqui está uma comparação detalhada e uma explicação de por que a tecnologia RFID está se tornando o padrão na indústria hoteleira:

  1. Segurança: Os cartões RFID oferecem recursos de segurança aprimorados, incluindo criptografia e dificuldade de clonagem, ao contrário das tarjas magnéticas, que são suscetíveis a skimming e duplicação.
  2. Durabilidade: os cartões RFID não exigem passagem física e, portanto, enfrentam menos desgaste do que os cartões com tarja magnética, que se degradam com o uso frequente.
  3. Eficiência: RFID permite check-ins e acesso aos quartos mais rápidos, melhorando a eficiência operacional, enquanto os cartões magnéticos muitas vezes precisam de múltiplas passagens e podem causar atrasos.
  4. Experiência do visitante: A conveniência do RFID, que também pode ser integrada a outros serviços, como pagamentos dentro do hotel, aumenta significativamente a satisfação dos hóspedes.
  5. Integração Futura: A tecnologia RFID é facilmente integrada com soluções digitais futuras, como acesso móvel, tornando-a uma escolha mais preparada para o futuro.

A mudança de tarjas magnéticas para cartões-chave RFID em hotéis é impulsionada pela necessidade de melhor segurança, maior eficiência operacional, melhores experiências dos hóspedes e integração tecnológica futura.

Embora o custo inicial possa ser mais elevado, os benefícios a longo prazo e a adaptabilidade da RFID fazem dela uma escolha prudente para serviços de hotelaria modernos.

Quanto custam os cartões-chave de hotel?

Quanto custam os cartões-chave de hotel?

O custo dos cartões-chave do hotel pode variar amplamente com base em vários fatores:

  1. Tipo de cartão:
    1. Cartões de tarja magnética: Geralmente são os mais baratos. Dependendo da qualidade, quantidade encomendada e personalizações, eles custam entre US$ 0.10 e US$ 0.50 por cartão.
    2. Cartões RFID: são mais caros que os cartões com tarja magnética. Os preços podem variar de US$ 0.50 a US$ 2.00 por cartão, dependendo do tipo de tecnologia RFID, qualidade e quantidade do pedido.
    3. Cartões inteligentes: Devido ao microchip incorporado, estes podem estar no extremo superior do espectro de preços. Eles podem custar entre US$ 1.00 e US$ 5.00 por cartão.
  2. Personalização: Cartões-chave básicos e genéricos serão mais baratos. No entanto, muitos hotéis optam por marcas, logotipos e outros designs gráficos ou informativos personalizados. Impressão personalizada de cartões-chave de hotel vai custar mais.
  3. Quantidade da ordem: Comprar a granel geralmente reduz o custo por cartão. Grandes redes de hotéis ou propriedades que solicitam milhares de cartões de uma vez podem esperar um desconto por volume.
  4. Características adicionais: alguns cartões possuem recursos ou tecnologias de segurança adicionais que podem aumentar os preços. Cartões multifuncionais (por exemplo, acesso ao quarto, pagamento, programa de fidelidade) podem ser mais caros.
  5. Fornecedor e Região: O custo pode variar de acordo com o fornecedor e a região ou país de compra. Por exemplo, comprar diretamente de um fabricante pode ser mais barato do que comprar através de um intermediário. Da mesma forma, os preços podem diferir entre fornecedores em diferentes países devido aos custos de fabricação, mão de obra e envio.
  6. Material do cartão: Embora a maioria dos cartões-chave sejam de plástico, as alternativas ecológicas são feitas de madeira ou materiais plásticos biodegradáveis. Estes podem ter uma estrutura de custos diferente.
  7. Configuração e manutenção do sistema: Embora não seja o custo do cartão em si, é essencial considerar o investimento inicial no sistema de leitura do cartão, software e qualquer manutenção ou atualizações contínuas. Isto pode representar uma parte significativa do custo global da utilização de cartões electrónicos.

Ao avaliar o custo total dos sistemas de cartão-chave, os hoteleiros devem sempre obter cotações de vários fornecedores e considerar os custos iniciais e as despesas de longo prazo.

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Sobre o autor

  • Vicente Zhu

    Vincent Zhu tem 10 anos de experiência em sistemas de fechaduras inteligentes e é especializado em oferecer sistemas de fechaduras para portas de hotéis e soluções de sistemas de fechaduras para portas domésticas desde o projeto, configuração, instalação e solução de problemas. Se você deseja instalar uma fechadura RFID sem chave para o seu hotel, uma fechadura com teclado sem chave para a porta de sua casa ou tiver outras dúvidas e solicitações de solução de problemas sobre fechaduras inteligentes, não hesite em entrar em contato comigo a qualquer momento.

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