1. Codificatore/programmatore di badge: I codificatore della chiave magnetica è l'hardware responsabile della scrittura dei dati sulle chiavi magnetiche. Comunica con il software gestionale dell'hotel per ricevere i dati necessari e poi li codifica sulla tessera. Esistono diversi tipi di encoder a seconda del tipo di chiave magnetica tecnologia:
2. Carte chiave: Carte chiave fungere da supporto fisico che contiene i dati di accesso per un ospite. Quando viene presentata una serratura, la serratura legge i dati e determina se l'accesso deve essere concesso. Le tessere programmabili per le camere d'albergo sono principalmente a banda magnetica e Schede chiave dell'hotel RFID.
3. Computer: Il computer installa il software del sistema di blocco dell'hotel e si collega al codificatore della chiave magnetica. Il tuo PC o laptop medio andrà benissimo.
4. Software di gestione alberghiera: Questo software è l'hub centrale per la gestione delle prenotazioni degli ospiti, dell'assegnazione delle camere, della fatturazione e di altre operazioni alberghiere. Si interfaccia con il codificatore di badge per programmare i badge.

Garantire che tutti i componenti siano compatibili è essenziale quando si configura un sistema di chiavi magnetiche per hotel. Alcuni fornitori di software di gestione alberghiera offrono pacchetti che includono sia il software che l'hardware necessario, il che può semplificare il processo di configurazione.

Passaggio 1: installa il software di gestione dell'hotel.

L'installazione del software di gestione dell'hotel e il collegamento del codificatore di chiavi magnetiche sono fondamentali per configurare il sistema di chiavi magnetiche del tuo hotel. Ecco una guida più dettagliata su come eseguire questa operazione:

1. Passaggi di preinstallazione: Prima dell'installazione, verificare i requisiti di sistema del software. Assicurati che il tuo computer soddisfi le specifiche minime affinché il software funzioni senza problemi. Assicurati di avere i diritti di amministratore sul computer.
2. Processo di installazione:
   • Supporto di installazione: A seconda del fornitore del software, potresti aver ricevuto un CD/DVD, un'unità USB o un collegamento per il download del software. Se hai ricevuto un collegamento per il download, scarica il software ed esegui il file di installazione scaricato. La procedura guidata di installazione ti guiderà attraverso il processo.
   • Completa l'installazione: L'installazione dovrebbe essere completata una volta seguiti tutti i passaggi. Potrebbe essere richiesto di riavviare il computer.
3. Passaggi successivi all'installazione:
   • Configurazione software: Avviare il software di gestione alberghiera per la prima volta. Potrebbero essere presenti passaggi di configurazione iniziali, come la configurazione delle connessioni al database, l'impostazione degli account utente o l'inserimento dei dettagli dell'hotel.
   • Aggiornamenti: Controlla se sono disponibili aggiornamenti per il software. È sempre una buona idea eseguire la versione più recente per miglioramenti della sicurezza e delle funzionalità.

Puoi scaricare il nostro software del sistema di chiusura delle porte dell'hotel RFID come riferimento: Download del software del sistema di blocco dell'hotel ShineACS.

Passaggio 2: collegare il codificatore della chiave magnetica.

1. Preparare l'encoder: Assicurarsi che l'encoder sia pulito e privo di polvere o detriti.
2. Connessione al computer: Utilizzando il cavo fornito (solitamente USB), collegare il codificatore della chiave magnetica a una porta USB disponibile sul computer.
3. Installa i driver: Alcuni codificatori potrebbero richiedere che i driver funzionino correttamente. In molti casi, i moderni sistemi operativi rilevano e installano automaticamente i driver necessari.
4. Integrazione software: Avvia il software gestionale alberghiero e vai alla sezione relativa alla programmazione delle chiavi magnetiche. Dovrebbe essere disponibile un'opzione per selezionare o rilevare l'encoder collegato. Assicurarsi che il software riconosca l'encoder.

Una volta installato e collegato tutto, eseguire un test è una buona idea. Prova a programmare a chiave magnetica dell'hotel e vedi se funziona con una serratura. Ciò confermerà che sia il software che il codificatore funzionano correttamente.

I passaggi esatti potrebbero variare in base al software specifico e al modello di codificatore. Fare sempre riferimento alle istruzioni e alle linee guida del produttore. Contatta l'assistenza clienti del fornitore del software o dell'hardware in caso di problemi.

Passaggio 3: avvia il software di gestione dell'hotel.

Una volta installato il software di gestione dell'hotel, comprenderne l'interfaccia e le funzionalità è fondamentale per operazioni efficienti. Ecco una guida su come iniziare:

• Avvio del software: La maggior parte delle installazioni crea un'icona sul desktop per un facile accesso. Fare doppio clic su questa icona per avviare il software. Se non è presente l'icona sul desktop, puoi trovare il software nel menu Start (su Windows) o nella cartella Applicazioni (su macOS).
• Configurazione iniziale (se richiesta): Alcune soluzioni software richiedono un nome utente e una password. Se è la prima volta, utilizza le credenziali predefinite fornite dal produttore o quelle impostate durante l'installazione.
• Registrazione: utilizzare il codice di attivazione per registrare il software di gestione della serratura dell'hotel per garantire che l'emittente della carta e il software funzionino correttamente

• Familiarizzare con l'interfaccia:  Cerca un menu o una barra di navigazione. Potrebbe trovarsi nella parte superiore, laterale o inferiore dell'interfaccia. Ti aiuterà ad accedere a diverse sezioni del software. Alcune soluzioni software offrono un tutorial integrato o una sezione di aiuto.
• Aggiungi amministratore: impostare il sistema di blocco dell'hotel amministratore; puoi selezionare il super amministratore, l'amministratore generale, il supervisore e l'operatore della reception.

• Programma le chiavi magnetiche del personale dell'hotel: Trova l'area Carte dei dipendenti e fai clic.
• Imposta il numero della stanza: aggiungi il numero della camera nel software di gestione della serratura dell'hotel

• Imposta serratura: impostare il numero di stanza specificato sulla serratura della porta corrispondente.
• Impostare i tempi di chiusura della porta: Verificare che tutti gli orari di blocco della camera siano impostati correttamente in modo che l'ora in cui un cliente può utilizzare una camera d'albergo sia definita correttamente

Ricorda, il layout, le funzionalità e i processi esatti potrebbero variare a seconda dello specifico software di gestione dell'hotel che stai utilizzando. In caso di dubbi su una funzionalità o su come eseguire un'attività, fare riferimento alla documentazione della guida del software o contattare il team di supporto del fornitore del software.

Passaggio 4: programmare la chiave magnetica

La programmazione della chiave magnetica è un passaggio fondamentale nel processo di check-in in hotel. Ecco una guida dettagliata su come programmare una chiave magnetica:

1. Inserimento della chiave magnetica: A seconda del tipo di codificatore e di carta (banda magnetica, RFID o smart card), potrebbe esserci un modo specifico per inserire o posizionare la carta.
2. Utilizzo del software di gestione alberghiera:
   • Passare a Programmazione tessera magnetica: Apri il software e naviga nella sezione dedicata alla programmazione delle chiavi magnetiche. Questo potrebbe essere etichettato come "Gestione chiave magnetica", "Codifica chiave magnetica" o simile.
   • Seleziona ospite: Cerca l'ospite per il quale hai appena effettuato il check-in. Potrebbe essere presente un elenco dei check-in recenti o una barra di ricerca in cui puoi digitare il nome dell'ospite o il numero di prenotazione.
   • 
   • Chiave magnetica del programma: Una volta selezionato l'ospite:
     • Scegli il numero della camera o conferma quella già assegnata.
     • Imposta le autorizzazioni di accesso se il software lo consente (ad esempio, concedendo l'accesso a una palestra, piscina o centro business).
     • Specificare una data/ora di scadenza. Solitamente viene impostato sulla data e sull'ora di check-out dell'ospite, garantendo che la carta smetta di funzionare al termine del soggiorno.
     • Fare clic sul pulsante o sull'opzione per programmare la chiave magnetica. Questo potrebbe essere etichettato "Codifica", "Programma", "Scrivi" o qualcosa di simile.
   • Feedback sul software: Il software in genere fornisce un feedback dopo aver inviato i dati al codificatore. Potrebbe visualizzare un messaggio come "Key Card programmata con successo" o "Codifica completata". Se si verifica un errore, il software dovrebbe fornire un messaggio di errore che guida l'utente nella risoluzione del problema.

1. Rimozione della chiave magnetica: Una volta completato il processo di codifica, rimuovi delicatamente la carta dal codificatore o sollevala dalla superficie del codificatore.
2. Testare la chiave magnetica (facoltativo ma consigliato): Per assicurarti che funzioni correttamente, puoi testarlo su una serratura o su un dispositivo di prova, se disponibile. Questo passaggio garantisce che l'ospite non subisca alcun disagio quando accede alla propria camera.
3. Consegna della Key Card all'Ospite: Presenta la key card all'ospite, informandolo della data/ora di scadenza e delle eventuali aree a cui può accedere (come palestra o piscina). È anche una buona pratica guidarli sull'utilizzo della carta, soprattutto se esiste un modo specifico per farla scorrere o toccare.

Puoi guardare questo video su come programmare le chiavi magnetiche dell'hotel guida passo passo:

Per maggiori dettagli sulla programmazione delle chiavi magnetiche degli hotel, puoi consultare il manuale utente del nostro sistema di chiusura per hotel e scaricare il file Manuale utente del sistema di chiusura ShineACS.

Ricorda, i passaggi esatti e l'interfaccia potrebbero variare a seconda dello specifico software di gestione dell'hotel e del codificatore di chiavi magnetiche che stai utilizzando. Fare sempre riferimento alle istruzioni e alle linee guida del produttore.

Risoluzione dei problemi durante la programmazione delle chiavi magnetiche dell'hotel

La risoluzione dei problemi è essenziale per garantire il corretto funzionamento di un sistema di chiavi magnetiche dell'hotel. Ecco una guida dettagliata su questi aspetti:

Risoluzione dei problemi relativi alla chiave magnetica:

• Riprogrammare: Se un ospite segnala che la sua chiave magnetica non funziona, il primo passo è provare a riprogrammarla. A volte, un piccolo problema tecnico o un'interruzione durante la programmazione iniziale può causare problemi.
• Ispezione della carta: Controllare la chiave magnetica per eventuali danni visibili. Per le carte con banda magnetica, assicurati che la banda non sia graffiata o smagnetizzata. Per le carte RFID, assicurati che non vi siano crepe o danni visibili.
• Sostituzione: Se la riprogrammazione non funziona e la scheda appare danneggiata o se presenta ripetutamente problemi, sostituirla con una nuova.
• Problemi dell'encoder: Se più schede non funzionano consecutivamente, il problema potrebbe riguardare il codificatore stesso. In questi casi, fare riferimento al manuale dell'encoder o contattare il supporto del produttore.
• backup: Eseguire regolarmente il backup dei dati del software. Ciò garantisce la possibilità di ripristinare il sistema allo stato precedente senza perdere informazioni cruciali in caso di arresto anomalo del software o danneggiamento dei dati.