1. Codificador/programador de cartão-chave: A codificador de cartão-chave é o hardware responsável por gravar dados nos cartões-chave. Ele se comunica com o software de gestão hoteleira para receber os dados necessários e depois os codifica no cartão. Existem diferentes tipos de codificadores dependendo do tipo de cartão-chave tecnologia:
2. Cartões-chave: Cartões-chave servir como meio físico que contém os dados de acesso de um convidado. Quando apresentada uma fechadura de porta, a fechadura lê os dados e determina se o acesso deve ser concedido. Os cartões programáveis ​​para quartos de hotel são principalmente de tarja magnética e Cartões-chave RFID de hotel.
3. Computador: O computador instala o software do sistema de bloqueio do hotel e se conecta ao codificador do cartão-chave. Seu PC ou laptop comum funcionará bem.
4. Software de gestão hoteleira: Este software é o ponto central para gerenciar reservas de hóspedes, atribuições de quartos, cobrança e outras operações do hotel. Ele faz interface com o codificador de cartão-chave para programar cartões-chave.

Garantir que todos os componentes sejam compatíveis é essencial ao configurar um sistema de cartão-chave de hotel. Alguns fornecedores de software de gestão hoteleira oferecem pacotes que incluem o software e o hardware necessário, o que pode simplificar o processo de configuração.

Passo 1: Instale o software de gerenciamento hoteleiro.

Instalar o software de gerenciamento hoteleiro e conectar o codificador do cartão-chave é crucial na configuração do sistema de cartão-chave do seu hotel. Aqui está um guia mais detalhado sobre como fazer isso:

1. Etapas de pré-instalação: Antes de instalar, verifique os requisitos de sistema do software. Certifique-se de que seu computador atenda às especificações mínimas para que o software funcione sem problemas. Certifique-se de ter direitos de administrador no computador.
2. Processo de instalação:
   • Mídia de instalação: Dependendo do fornecedor do software, você pode ter recebido um CD/DVD, uma unidade USB ou um link para download do software. Se você recebeu um link para download, baixe o software e execute o arquivo do instalador baixado. O assistente de instalação irá guiá-lo através do processo.
   • Conclua a instalação: Depois que todas as etapas forem seguidas, a instalação deverá ser concluída. Você pode ser solicitado a reiniciar o computador.
3. Etapas pós-instalação:
   • Configuração de software: Lançar o software de gestão hoteleira pela primeira vez. Pode haver etapas iniciais de configuração, como configurar conexões de banco de dados, configurar contas de usuário ou inserir detalhes do hotel.
   • Atualizações: Verifique se há alguma atualização disponível para o software. É sempre uma boa ideia executar a versão mais recente para melhorias de segurança e recursos.

Você pode baixar nosso software de sistema de fechadura de porta de hotel RFID aqui: Download do software ShineACS Hotel Lock System.

Etapa 2: Conecte o codificador do cartão-chave.

1. Prepare o codificador: Certifique-se de que o codificador esteja limpo e livre de poeira ou detritos.
2. Conectar ao computador: Conecte o codificador do cartão-chave a uma porta USB disponível no computador usando o cabo fornecido (geralmente USB).
3. Instale os drivers: Alguns codificadores podem exigir drivers para funcionar corretamente. Em muitos casos, os sistemas operacionais modernos detectam e instalam automaticamente os drivers necessários.
4. Integração de software: Inicie o software de gestão hoteleira e navegue até a seção relacionada à programação do cartão-chave. Deve haver uma opção para selecionar ou detectar o codificador conectado. Certifique-se de que o software reconhece o codificador.

Depois que tudo estiver instalado e conectado, é uma boa ideia fazer um teste. Tente programar um cartão chave do hotel e veja se funciona com fechadura de porta. Isto confirmará que o software e o codificador estão funcionando corretamente.

As etapas exatas podem variar com base no software específico e no modelo do codificador. Consulte sempre as instruções e orientações do fabricante. Entre em contato com o suporte ao cliente do fornecedor de software ou hardware se encontrar algum problema.

Passo 3: Inicie o software de gerenciamento hoteleiro.

Depois que o software de gestão hoteleira estiver instalado, compreender sua interface e recursos é crucial para operações eficientes. Aqui está um guia sobre como começar:

• Iniciando o Software: A maioria das instalações cria um ícone na área de trabalho para fácil acesso. Clique duas vezes neste ícone para iniciar o software. Você pode encontrar o software no menu Iniciar (no Windows) ou na pasta Aplicativos (no macOS) se não houver ícone na área de trabalho.
• Configuração inicial (se necessário): Algumas soluções de software exigem nome de usuário e senha. Se for a primeira vez, use as credenciais padrão fornecidas pelo fabricante ou aquelas que você configurou durante a instalação.
• Cadastro: use o código de ativação para registrar o software de gerenciamento de bloqueio do hotel para garantir que o emissor do cartão e o software funcionem corretamente

• Familiarize-se com a interface:  Procure um menu ou barra de navegação. Isso pode estar na parte superior, lateral ou inferior da interface. Isso o ajudará a acessar diferentes seções do software. Algumas soluções de software oferecem um tutorial integrado ou uma seção de ajuda.
• Adicionar administrador: definir o sistema de bloqueio de hotel administrador; você pode selecionar superadministrador, administrador geral, gerente supervisor e operador de recepção.

• Cartões-chave para funcionários do hotel: Encontre a área de Cartões de Funcionários e clique.
• Definir número do quarto: adicione o número do quarto no software de gerenciamento de bloqueio do hotel

• Definir fechadura da porta: defina o número do quarto especificado para a fechadura da porta correspondente.
• Defina os tempos de bloqueio da porta: Verifique se todos os tempos de bloqueio do quarto estão definidos corretamente para que o tempo que um cliente pode usar um quarto de hotel seja definido corretamente

Lembre-se de que o layout, os recursos e os processos exatos podem variar dependendo do software de gerenciamento hoteleiro específico que você está usando. Se não tiver certeza sobre um recurso ou como executar uma tarefa, consulte a documentação de ajuda do software ou entre em contato com a equipe de suporte do fornecedor do software.

Etapa 4: programe o cartão-chave

A programação do cartão-chave é uma etapa fundamental no processo de check-in do hotel. Aqui está um guia detalhado sobre como programar um cartão-chave:

1. Inserindo o cartão-chave: Dependendo do tipo de codificador e cartão (tarja magnética, RFID ou cartão inteligente), pode haver uma forma específica de inserir ou colocar o cartão.
2. Usando o software de gerenciamento hoteleiro:
   • Navegue até Programação do cartão-chave: Abra o software e navegue até a seção dedicada à programação do cartão-chave. Pode ser rotulado como “Gerenciamento de cartão-chave”, “Codificar cartão-chave” ou similar.
   • Selecione Convidado: Pesquise o hóspede que você acabou de fazer check-in. Você poderá ver uma lista de check-ins recentes ou uma barra de pesquisa onde poderá digitar o nome do hóspede ou o número da reserva.
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   • Cartão-chave do programa: Assim que o convidado for selecionado:
     • Escolha o número do quarto ou confirme o já atribuído.
     • Defina permissões de acesso se o software permitir (por exemplo, conceder acesso a uma academia, piscina ou centro de negócios).
     • Especifique uma data/hora de expiração. Normalmente, isso é definido para a data e hora de check-out do hóspede, garantindo que o cartão pare de funcionar após o término da estadia.
     • Clique no botão ou opção para programar o cartão-chave. Isso pode ser rotulado como “Codificar”, “Programar”, “Escrever” ou algo semelhante.
   • Comentários sobre software: O software normalmente fornecerá feedback após enviar os dados ao codificador. Pode exibir uma mensagem como “Cartão-chave programado com sucesso” ou “Codificação concluída”. Se houver um erro, o software deverá fornecer uma mensagem de erro orientando você na resolução do problema.

1. Removendo o cartão-chave: Assim que o processo de codificação for concluído, remova com cuidado o cartão do codificador ou retire-o da superfície do codificador.
2. Testando o cartão-chave (opcional, mas recomendado): Para garantir que funciona corretamente, você pode testá-lo em uma fechadura de porta ou em um dispositivo de teste, se disponível. Esta etapa garante que o hóspede não seja incomodado ao acessar seu quarto.
3. Entregando o cartão-chave ao hóspede: Apresentar o cartão-chave ao hóspede, informando a data/hora de validade e as áreas de acesso (como academia ou piscina). Também é uma boa prática orientá-los sobre o uso do cartão, especialmente se houver uma maneira específica de deslizar ou tocar nele.

Você pode conferir este vídeo sobre como programar os cartões-chave do hotel guia passo a passo:

Para obter mais detalhes sobre a programação de cartões-chave de hotel, você pode verificar nosso manual do usuário do sistema de fechadura de hotel e baixar o Manual do usuário do sistema de bloqueio ShineACS.

Lembre-se de que as etapas exatas e a interface podem variar dependendo do software de gerenciamento de hotel específico e do codificador de cartão-chave que você está usando. Consulte sempre as instruções e orientações do fabricante.

Solução de problemas ao programar cartões-chave de hotel

A solução de problemas é essencial para garantir o bom funcionamento do sistema de cartão-chave de um hotel. Aqui está um guia detalhado sobre esses aspectos:

Solução de problemas de cartão-chave:

• Reprogramando: Se um hóspede relatar que seu cartão-chave não está funcionando, o primeiro passo é tentar reprogramá-lo. Às vezes, uma pequena falha ou interrupção durante a programação inicial pode causar problemas.
• Inspeção de cartão: Verifique o cartão-chave quanto a danos visíveis. Para cartões com tarja magnética, certifique-se de que a tarja não esteja arranhada ou desmagnetizada. Para cartões RFID, certifique-se de que não haja rachaduras ou danos visíveis.
• Substituição: Se a reprogramação não funcionar e o cartão parecer danificado ou se o cartão apresentar problemas repetidamente, substitua-o por um novo.
• Problemas do codificador: Se vários cartões não funcionarem consecutivamente, o problema pode estar no próprio codificador. Nestes casos, consulte o manual do codificador ou entre em contato com o suporte do fabricante.
• Backups: Faça backup regularmente dos dados do software. Isso garante que você possa restaurar o sistema ao estado anterior sem perder informações cruciais no caso de falha de software ou corrupção de dados.