După ce ați adunat echipamentul necesar, puteți continua cu remagnetizarea. Manipulați întotdeauna echipamentul cu atenție și urmați instrucțiunile producătorului pentru cele mai bune rezultate.

Pasul 1: Pregătiți cardul

1. Inspectați cardul: Înainte de a încerca remagnetizarea, inspectați vizual cardul cheie al hotelului pentru orice semne de deteriorare fizică. Căutați zgârieturi, crăpături sau uzură pe banda magnetică. Dacă banda pare foarte deteriorată, luați în considerare înlocuirea cardului în loc să o remagnetați.
2. Curățați banda magnetică: Ștergeți ușor banda magnetică de pe spatele cardului folosind o cârpă moale, fără scame. Acest lucru va elimina orice murdărie, uleiuri sau resturi care interferează cu procesul de codificare. Evitați utilizarea solvenților sau a soluțiilor umede, deoarece acestea pot deteriora dunga.
3. Asigurați-vă că cardul este uscat: Dacă cardul a intrat în contact cu lichide, asigurați-vă că este complet uscat înainte de a încerca remagnetizarea. Apa sau umiditatea pot interfera cu codificarea magnetică.
4. Verificați orientarea cardului: Familiarizați-vă cu orientarea corectă pentru introducerea cardului în codificator. De obicei, banda magnetică ar trebui să fie cu fața în jos și spre encoder, dar acest lucru poate varia în funcție de designul mașinii.

Pregătirea corectă asigură o rată de succes mai mare în remagnetizarea eficientă a cardului.

Pasul 2: Introduceți cardul în codificator

1. Verificați starea codificatorului: Asigurați-vă că codificatorul este pornit și conectat corespunzător la computer sau la terminalul care rulează software-ul pentru cardul hotelului înainte de a introduce cardul.
2. Determinați orientarea corectă: Familiarizați-vă cu modul corect de a introduce cardul în codificator. Banda magnetică este de obicei orientată în jos și spre dispozitiv, dar consultați întotdeauna manualul codificatorului pentru a fi sigur.
3. Asigurați introducerea completă: Asigurați-vă că cardul este introdus complet în codificator, astfel încât întreaga bandă magnetică să poată fi citită și scrisă. Unele codificatoare pot avea o lumină sau un indicator care arată că cardul este poziționat corect.
4. Așteptați confirmarea: Unele codificatoare furnizează semnale auditive sau vizuale (cum ar fi un bip sau o lumină) pentru a confirma că cardul a fost recunoscut și este pregătit pentru codare. Așteptați această confirmare înainte de a continua.

Odată ce cardul este introdus corect și codificatorul a recunoscut-o, puteți trece la procesul real de remagnetizare sau codare.

Pasul 3: Lansați software-ul Hotel Key Card

1. Porniți computerul sau terminalul: Asigurați-vă că computerul sau terminalul conectat la encoder este pornit și funcționează corect.
2. Deschideți software-ul: Localizați software-ul pentru cardul hotelului pe computer sau terminal. Aceasta poate fi o aplicație dedicată instalată pe desktop sau un program accesibil printr-un sistem specific utilizat de hotel.
3. Verificați conexiunea: Odată ce software-ul este deschis, asigurați-vă că recunoaște codificatorul conectat. Software-ul poate avea un indicator sau un mesaj de stare care arată că codificatorul este conectat și gata.
4. Verificați erorile: Înainte de a continua, căutați mesaje de eroare sau notificări în software. Rezolvați orice problemă înainte de a încerca să remagnetizați cardul.
5. Asigurați-vă setările corespunzătoare: Unele software pot avea mai multe setări sau moduri (de exemplu, citire, scriere sau codificare). Asigurați-vă că ați selectat modul adecvat pentru remagnetizarea sau codificarea cardului.

Pasul 4: Introduceți informații despre cameră și oaspeți

1. Accesați secțiunea de codificare: În cadrul software-ului pentru cardul hotelului, navigați la secțiunea sau fila în care puteți introduce sau codifica informații pe card. Acesta poate fi etichetat ca „Codificare”, „Scrie”, „Informații despre oaspeți” sau ceva similar.
2. Introduceți detaliile camerei:
   • Numărul de cameră: Introduceți numărul camerei specifice pentru oaspete.
   • Durată: Specificați datele de check-in și check-out pentru a determina perioada de valabilitate a cardului.
3. Introduceți informații despre oaspeți (dacă este cerut de software):
   • Nume oaspete: Introduceți numele complet al oaspetelui pentru identificare.
   • ID de oaspete sau numărul de rezervare: Unele sisteme pot necesita un identificator suplimentar, cum ar fi un număr de rezervare.
4. Setari aditionale:
   • Nivele de acces: Dacă hotelul are diferite zone cu acces restricționat (de exemplu, o sală de sport, piscină sau club lounge), setați nivelurile de acces adecvate pentru oaspete.
   • Cărți multiple: Dacă emitiți mai multe carduri pentru aceeași cameră (de exemplu, pentru mai mulți oaspeți), asigurați-vă că software-ul este setat să codifice mai multe carduri cu aceleași informații.
5. Examinați informațiile: verificați de două ori toate detaliile pe care le-ați introdus înainte de a continua cu procesul de codificare. Asigurați-vă că nu există greșeli de scriere sau erori, deoarece aceste informații vor determina funcționalitatea cardului.
6. Salvați sau confirmați: Odată ce toate detaliile necesare sunt introduse, faceți clic pe butonul corespunzător pentru a salva sau confirma informațiile. Acesta poate fi etichetat ca „Salvare”, „Confirmare”, „Următorul” sau ceva similar, în funcție de software.

Verificați întotdeauna detaliile pentru a vă asigura că cardul de acces funcționează corect pentru oaspete.

Pasul 5: Codați cardul

1. Inițiază procesul de codificare: În cadrul software-ului pentru cardul hotelului, localizați și faceți clic pe butonul sau opțiunea pentru a începe procesul de codificare după introducerea tuturor informațiilor necesare. Acesta poate fi etichetat ca „Codificare”, „Scrie”, „Începe” sau un termen similar.
2. Așteptați procesul: Procesul de codificare poate dura câteva secunde. În acest timp, asigurați-vă că cardul rămâne în encoder și că nu există întreruperi.
3. Monitorizați pentru feedback: Majoritatea software-ului va oferi feedback în timp real în timpul codificării. Urmăriți barele de progres, mesajele de stare sau indicatorii care arată că codarea este în curs.
4. Verificați succesul: Odată ce procesul de codificare este finalizat, software-ul ar trebui să afișeze un mesaj de confirmare care indică faptul că cardul a fost codificat. Acesta poate fi un simplu mesaj „Succes”, o bifă sau un indicator pozitiv.
5. Scoateți sau scoateți cardul: Scoateți cardul din encoder după codificarea cu succes. Dacă codificatorul are un buton sau un mecanism de evacuare, utilizați-l pentru a elibera cardul în siguranță.

Cu cardul codificat cu succes, acesta este acum gata de utilizare. Manevrați întotdeauna cardul cu atenție și asigurați-vă că este depozitat pentru a minimiza riscul de demagnetizare sau deteriorare.

Pasul 6: Verificați cardul

1. Testează pe o încuietoare de ușă: Cea mai simplă modalitate de a verifica cardul este să îl testați pe încuietoarea ușii unui hotel. Glisați sau atingeți cardul așa cum procedați de obicei și asigurați-vă că ușa se deblochează cu succes.
2. Verificați zonele de acces: Dacă cardul a fost codificat cu niveluri de acces specifice (de exemplu, sală de sport, piscină, lounge VIP), testați cardul în acele zone pentru a vă asigura că acordă accesul corect.
3. Re-codificați dacă este necesar: Dacă cardul nu funcționează conform așteptărilor, poate fi necesar să reveniți la pasul de codificare și să vă asigurați că toate informațiile au fost introduse corect. De asemenea, este posibil ca cardul în sine să fie deteriorat și să fie înlocuit.

Prin verificarea funcționalității cardului imediat după codificare, vă puteți asigura că oaspeții nu se vor confrunta cu probleme de acces în timpul șederii lor. Garantarea unei experiențe fără probleme pentru personalul și oaspeții hotelului este crucială.

Pasul 7: Înmânați cardul oaspetelui

• Explicați situația: Dacă oaspetele nu cunoștea demagnetizarea, explicați pe scurt ce s-a întâmplat și asigurați-l că problema a fost rezolvată.
• Furnizați instrucțiuni: Oferiți un memento rapid despre cum să utilizați cardul, mai ales dacă oaspetele nu este familiarizat cu sistemul de blocare a ușii hotelului. De exemplu, menționați dacă cardul trebuie să fie glisat, atins sau introdus.
• Distribuiți măsuri de precauție: informați oaspetele despre cauzele comune ale demagnetizării, cum ar fi păstrarea cardului în apropierea telefoanelor mobile, magneților sau a altor dispozitive electronice. Sugerați modalități de a păstra cardul în siguranță, cum ar fi folosirea husei furnizate sau păstrarea acestuia într-un buzunar separat.