Cum să programați cheile de hotel? Ghid pas cu pas
Programarea cardurilor cheie de hotel este fundamentală pentru acest sistem, asigurând oaspeților accesul corespunzător la camere și facilități. În același timp, implică utilizarea unui sistem software și hardware specializat proiectat pentru sarcină.
Acum, să luăm Sistem de blocare a hotelului ShineACS RFID ca exemplu pentru a explica modul de programare a cardurilor cheie de hotel pas cu pas.
In general vorbind, programarea cardurilor hotelului include următorii pași:
- Pasul 1: Instalați Software de management hotelier.
- Pasul 2: Conectați codificatorul cardului cheie.
- Pasul 3: Lansați software-ul de management al hotelului.
- Pasul 4: Programați cardul cheie
Întregul proces de carduri cheie de hotel durează aproximativ 5 minute, dar dacă totul este pregătit și sunteți competent, puteți completa programul de carduri de hotel în 1 minut.
Dar mai întâi, să pregătim echipamentul necesar.
Pregătiți-vă să programați cheile hotelului
- Codificator/programator card cheie: codificator pentru cardul cheie este hardware-ul responsabil pentru scrierea datelor pe cardurile cheie. Acesta comunică cu software-ul de management al hotelului pentru a primi datele necesare și apoi le codifică pe card. Există diferite tipuri de codificatoare în funcţie de tipul de card-cheie tehnologie:
- Carduri cheie: Carduri cheie servi ca mediu fizic care deține datele de acces pentru un oaspete. Când este prezentată cu o încuietoare a ușii, încuietoarea citește datele și determină dacă ar trebui să se acorde accesul. Cardurile programabile pentru camere de hotel sunt în principal cu bandă magnetică și Carduri RFID pentru hotel.
- Calculator: Computerul instalează software-ul sistemului de închidere a hotelului și se conectează cu codificatorul cardului dvs. de cheie. PC-ul sau laptopul obișnuit se va descurca bine.
- Software de management hotelier: Acest software este centrul central pentru gestionarea rezervărilor pentru oaspeți, alocarea camerelor, facturarea și alte operațiuni hoteliere. Se interfață cu codificatorul pentru carduri pentru a programa carduri.
Asigurarea faptului că toate componentele sunt compatibile este esențială atunci când se instalează un sistem de carduri cu cheie de hotel. Unii furnizori de software de management hotelier oferă pachete care includ atât software-ul, cât și hardware-ul necesar, ceea ce poate simplifica procesul de configurare.
Pasul 1: Instalați software-ul de management al hotelului.
Instalarea software-ului de management al hotelului și conectarea codificatorului cardului de cheie este crucială în configurarea sistemului de carduri de cheie al hotelului dvs. Iată un ghid mai detaliat despre cum să faci asta:
- Pași de preinstalare: Înainte de instalare, verificați cerințele de sistem ale software-ului. Asigurați-vă că computerul îndeplinește specificațiile minime pentru ca software-ul să funcționeze fără probleme. Asigurați-vă că aveți drepturi de administrator pe computer.
- Procesul de instalare:
- Suport de instalare: În funcție de furnizorul de software, este posibil să fi primit un CD/DVD, o unitate USB sau un link de descărcare pentru software. Dacă ați primit un link de descărcare, descărcați software-ul și rulați fișierul de instalare descărcat. Expertul de instalare vă va ghida prin proces.
- Finalizați instalarea: Instalarea ar trebui să fie finalizată odată ce toți pașii sunt urmați. Este posibil să vi se solicite să reporniți computerul.
- Etape post-instalare:
- Configurare software: Lansarea software de management hotelier pentru prima dată. Pot exista pași inițiali de configurare, cum ar fi configurarea conexiunilor la baza de date, configurarea conturilor de utilizator sau introducerea detaliilor hotelului.
- Actualizări: Verificați dacă există actualizări disponibile pentru software. Este întotdeauna o idee bună să rulați cea mai recentă versiune pentru îmbunătățirea securității și a caracteristicilor.
Puteți descărca software-ul nostru pentru sistemul de blocare a ușilor de hotel RFID pentru referință: Descărcare software ShineACS Hotel Lock System.
Pasul 2: Conectați codificatorul cardului cheie.
- Pregătiți codificatorul: Asigurați-vă că codificatorul este curat și fără praf sau resturi.
- Conectare la computer: Folosind cablul furnizat (de obicei USB), conectați codificatorul cardului cheie la un port USB disponibil de pe computer.
- Instalați drivere: Unele codificatoare pot necesita drivere pentru a funcționa corect. În multe cazuri, sistemele de operare moderne vor detecta și instala automat driverele necesare.
- Integrare software: Lansați software-ul de management al hotelului și navigați la secțiunea legată de programarea cardului. Ar trebui să existe o opțiune pentru a selecta sau detecta codificatorul conectat. Asigurați-vă că software-ul recunoaște codificatorul.
Odată ce totul este instalat și conectat, rularea unui test este o idee bună. Încercați să programați a cardul cheie al hotelului și vezi dacă funcționează cu încuietoarea ușii. Acest lucru va confirma că atât software-ul, cât și codificatorul funcționează corect.
Pașii exacti pot varia în funcție de software-ul și modelul de codificator. Consultați întotdeauna instrucțiunile și instrucțiunile producătorului. Contactați serviciul de asistență pentru clienți al furnizorului de software sau hardware dacă întâmpinați probleme.
Pasul 3: Lansați software-ul de management al hotelului.
Odată ce software-ul de management al hotelului este instalat, înțelegerea interfeței și a caracteristicilor acestuia este crucială pentru operațiuni eficiente. Iată un ghid despre cum să începeți:
- Pornirea software-ului: Majoritatea instalărilor creează o pictogramă pe desktop pentru un acces ușor. Faceți dublu clic pe această pictogramă pentru a lansa software-ul. Dacă nu există pictogramă pe desktop, puteți găsi software-ul în meniul Start (pe Windows) sau în folderul Aplicații (pe macOS).
- Configurare inițială (dacă este necesar): Unele soluții software necesită un nume de utilizator și o parolă. Dacă este prima dată, utilizați acreditările implicite furnizate de producător sau pe cele pe care le-ați configurat în timpul instalării.
- Înregistrare: utilizați codul de activare pentru a înregistra software-ul de gestionare a blocării hotelului pentru a vă asigura că emitentul cardului și software-ul funcționează corect
- Familiarizați-vă cu interfața: Căutați un meniu sau o bară de navigare. Acesta poate fi în partea de sus, lateral sau de jos a interfeței. Vă va ajuta să accesați diferite secțiuni ale software-ului. Unele soluții software oferă un tutorial încorporat sau o secțiune de ajutor.
- Adauga administrator: setați sistem de blocare a hotelului administrator; puteți selecta super administrator, administrator general, manager supervizor și operator de recepție.
- Program carduri cheie pentru personalul hotelului: Găsiți zona Carduri de angajat și faceți clic.
- Setați numărul camerei: adăugați numărul camerei în software-ul de gestionare a blocării hotelului
- Setați încuietoarea ușii: setați numărul camerei specificat la încuietoarea ușii corespunzătoare.
- Setați orele de blocare a ușii: Verificați dacă toate orele de blocare a camerei sunt setate corect, astfel încât timpul în care un client poate folosi o cameră de hotel să fie definit corect
Rețineți că aspectul exact, caracteristicile și procesele pot varia în funcție de software-ul de management al hotelului pe care îl utilizați. Dacă nu sunteți sigur despre o funcție sau despre cum să efectuați o sarcină, consultați documentația de ajutor a software-ului sau contactați echipa de asistență a furnizorului de software.
Pasul 4: Programați cardul cheie
Programarea cardului cheie este un pas esențial în procesul de check-in la hotel. Iată un ghid detaliat despre cum să programați o cartelă cheie:
- Introducerea cardului cheie: În funcție de tipul de codificator și card (bandă magnetică, RFID sau smart card), ar putea exista o modalitate specifică de a introduce sau de a plasa cardul.
- Utilizarea software-ului de management al hotelului:
- Navigați la Programarea cardului cheie: Deschideți software-ul și navigați la secțiunea dedicată programării cardului cheie. Acesta poate fi etichetat cu ceva de genul „Gestionarea cardului cheie”, „Codificarea cardului cheie” sau similar.
- Selectați oaspete: Căutați oaspetele pe care tocmai l-ați înregistrat. Poate exista o listă de înregistrări recente sau o bară de căutare în care puteți introduce numele oaspetelui sau numărul rezervării.
- Card cheie de program: Odată ce oaspetele este selectat:
- Alegeți numărul camerei sau confirmați pe cel deja alocat.
- Setați permisiunile de acces dacă software-ul o permite (de exemplu, acordarea accesului la o sală de sport, piscină sau centru de afaceri).
- Specificați o dată/oră de expirare. De obicei, acesta este setat la data și ora de check-out a oaspetelui, asigurându-se că cardul nu mai funcționează după încheierea șederii.
- Faceți clic pe butonul sau pe opțiunea pentru a programa cardul. Acesta poate fi etichetat „Codificare”, „Program”, „Scrie” sau ceva similar.
- Feedback despre software: Software-ul va oferi de obicei feedback după trimiterea datelor către codificator. Este posibil să afișeze un mesaj precum „Key Card Successfully Programed” sau „Encoding Complete”. Dacă există o eroare, software-ul ar trebui să furnizeze un mesaj de eroare care să vă ghideze în rezolvarea problemei.
- Scoaterea cardului cheie: Odată ce procesul de codificare este complet, scoateți ușor cardul din encoder sau ridicați-l de pe suprafața codificatorului.
- Testarea cardului cheie (opțional, dar recomandat): Pentru a vă asigura că funcționează corect, îl puteți testa pe o încuietoare a ușii sau pe un dispozitiv de testare, dacă este disponibil. Acest pas asigură că oaspetele nu este deranjat atunci când își accesează camera.
- Înmânarea cheii cardului oaspetelui: Prezentați cardul oaspetelui, informându-l cu privire la data/ora expirării acestuia și orice zone pe care le poate accesa (cum ar fi o sală de sport sau o piscină). De asemenea, este o practică bună să-i ghidați în utilizarea cardului, mai ales dacă există o modalitate specifică de a-l glisa sau de a-l atinge.
Puteți verifica acest videoclip despre cum să programați cardurile de hotel pas cu pas:
Pentru mai multe detalii despre programarea cardurilor cheie ale hotelului, puteți consulta manualul de utilizare a sistemului de blocare a hotelului și puteți descărca Manual de utilizare a sistemului de blocare ShineACS.
Amintiți-vă, pașii exacti și interfața pot varia în funcție de software-ul de management al hotelului și de codificatorul de carduri pe care îl utilizați. Consultați întotdeauna instrucțiunile și instrucțiunile producătorului.
Depanare la programarea cardurilor cheie de hotel
Depanarea este esențială pentru a asigura funcționarea fără probleme a unui sistem de carduri cu cheie de hotel. Iată un ghid detaliat despre aceste aspecte:
Rezolvarea problemelor cu cardul cheie:
- Reprogramare: Dacă un oaspete raportează că cardul său cheie nu funcționează, primul pas este să încercați să o reprogramați. Uneori, o eroare minoră sau o întrerupere în timpul programării inițiale poate cauza probleme.
- Inspecție card: Verificați cardul de cheie pentru daune vizibile. Pentru cardurile cu bandă magnetică, asigurați-vă că banda nu este zgâriată sau demagnetizată. Pentru cardurile RFID, asigurați-vă că nu există fisuri sau daune vizibile.
- Înlocuire: Dacă reprogramarea nu funcționează și cardul pare deteriorat sau dacă cardul are probleme în mod repetat, înlocuiți-l cu unul nou.
- Probleme cu codificatorul: Dacă mai multe carduri nu funcționează consecutiv, problema ar putea fi cu codificatorul însuși. În astfel de cazuri, consultați manualul codificatorului sau contactați asistența producătorului.
- Copiile de rezervă: Faceți în mod regulat copii de siguranță ale datelor software-ului. Acest lucru vă asigură că puteți restabili sistemul la starea anterioară fără a pierde informații esențiale în cazul unui accident software sau al coruperii datelor.
Ce carduri de management poți programa în hotel?
Există mai multe tipuri diferite de carduri de management pe care le puteți programa într-un hotel:
- Card principal: Acest sistem de blocare a ușii hotelului poate deschide toate încuietorile ușilor camerei.
- Cartea de cheie a clădirii: Deschide ușa tuturor camerelor de oaspeți încuietori în această clădire, dar nu pot fi folosite pentru deschiderea altor încuietori din încăperi din clădiri diferite.
- Card cheie de la etaj: Folosit pentru a deschide toate încuietorile ușilor de la un anumit etaj al unei clădiri, cu excepția camerelor și a oricărei zone blocate de un cod de urgență.
- Card cheie de urgență: Folosit pentru a deschide o zonă atunci când există o urgență;
- Card de control al grupului: Este folosit pentru a deschide încuietoarea ușii din grupul specificat.
- Înregistrați cardurile de cheie extrageți înregistrarea de deschidere a ușii din încuietoarea ușii. Pentru Lacăt hotel Mifare, cardul de înregistrare este un card S70; pentru blocarea TEMIC, cardul de înregistrare este un card T5557 sau T5567.
- Carduri de cheie pierdute: Atunci când o cardul hotelului este pierdut, furate sau distruse de apă sau daune termice. Puteți folosi o cheie pierdută și glisați această cheie pe ușa camerei de hotel aferentă. Cardul lipsă împiedică pe oricine să folosească un card pierdut (sau să-și creeze propria) pentru a intra într-o cameră sau clădire.
- Carduri de check-out: Pentru uzul personalului hotelului. După ce glisați cardul de check-out pe încuietoarea ușii, cardul de cheie anterioară pentru oaspeți nu va putea deschide ușa, iar cardul de oaspete nou emis nu va fi afectat.
Concluzie
Programarea cardurilor hoteliere este o parte integrantă a operațiunilor hoteliere moderne, asigurând atât securitatea, cât și confortul pentru oaspeți. Deși procesul poate părea tehnic, devine simplu cu echipamentul, software-ul și formarea potrivite.
Urmând pașii și considerațiile evidențiate în acest ghid, hotelierii pot asigura un sistem eficient și sigur de carduri, îmbunătățind experiența generală a oaspeților.
Distribuie acest articol:
