1. Encodeur/programmateur de carte-clé : Les encodeur de carte-clé est le matériel responsable de l’écriture des données sur les cartes-clés. Il communique avec le logiciel de gestion hôtelière pour recevoir les données nécessaires puis les encode sur la carte. Il existe différents types d'encodeurs selon le type de carte-clé la technologie:
2. Cartes-clés : Cartes clés servir de support physique contenant les données d’accès d’un invité. Lorsqu'on lui présente une serrure de porte, la serrure lit les données et détermine si l'accès doit être accordé. Les cartes de chambre d'hôtel programmables sont principalement à bande magnétique et Cartes clés d'hôtel RFID.
3. Ordinateur: L'ordinateur installe le logiciel du système de verrouillage de l'hôtel et se connecte à votre encodeur de carte-clé. Votre PC ou ordinateur portable moyen fera très bien l'affaire.
4. Logiciel de gestion hôtelière : Ce logiciel constitue la plateforme centrale de gestion des réservations des clients, de l'attribution des chambres, de la facturation et d'autres opérations hôtelières. Il s'interface avec l'encodeur de la carte-clé pour programmer les cartes-clés.

S'assurer que tous les composants sont compatibles est essentiel lors de la configuration d'un système de carte-clé d'hôtel. Certains fournisseurs de logiciels de gestion hôtelière proposent des packages comprenant à la fois le logiciel et le matériel nécessaire, ce qui peut simplifier le processus de configuration.

Étape 1 : Installez le logiciel de gestion hôtelière.

L'installation du logiciel de gestion hôtelière et la connexion de l'encodeur de la carte-clé sont essentielles à la configuration du système de carte-clé de votre hôtel. Voici un guide plus détaillé sur la façon de procéder :

1. Étapes de pré-installation : Avant l'installation, vérifiez la configuration système requise du logiciel. Assurez-vous que votre ordinateur répond aux spécifications minimales pour que le logiciel fonctionne correctement. Assurez-vous que vous disposez des droits d'administrateur sur l'ordinateur.
2. Processus d'installation:
   • Support d'installation : Selon le fournisseur du logiciel, vous avez peut-être reçu un CD/DVD, une clé USB ou un lien de téléchargement pour le logiciel. Si vous avez reçu un lien de téléchargement, téléchargez le logiciel et exécutez le fichier d'installation téléchargé. L'assistant d'installation vous guidera tout au long du processus.
   • Terminez l'installation: Une fois toutes les étapes suivies, l’installation devrait être terminée. Vous serez peut-être invité à redémarrer votre ordinateur.
3. Étapes post-installation :
   • Configuration du logiciel: Lancez l' logiciel de gestion hôtelière pour la première fois. Il peut y avoir des étapes de configuration initiales, telles que la configuration des connexions à la base de données, la configuration des comptes d'utilisateurs ou la saisie des détails de l'hôtel.
   • Mises à jour: Vérifiez si des mises à jour sont disponibles pour le logiciel. C'est toujours une bonne idée d'exécuter la dernière version pour des raisons de sécurité et d'amélioration des fonctionnalités.

Vous pouvez télécharger notre logiciel de système de serrure de porte d'hôtel RFID ici : Téléchargement du logiciel du système de verrouillage de l'hôtel ShineACS.

Étape 2 : Connectez l’encodeur de la carte-clé.

1. Préparez l'encodeur : Assurez-vous que l'encodeur est propre et exempt de poussière ou de débris.
2. Connectez-vous à l'ordinateur : Connectez l'encodeur de la carte-clé à un port USB disponible sur l'ordinateur à l'aide du câble fourni (généralement USB).
3. Installer les pilotes : Certains encodeurs peuvent nécessiter des pilotes pour fonctionner correctement. Dans de nombreux cas, les systèmes d'exploitation modernes détecteront et installeront automatiquement les pilotes nécessaires.
4. Intégration logicielle: Lancez le logiciel de gestion hôtelière et accédez à la section relative à la programmation des cartes-clés. Il devrait y avoir une option pour sélectionner ou détecter l'encodeur connecté. Assurez-vous que le logiciel reconnaît l'encodeur.

Une fois que tout est installé et connecté, c'est une bonne idée de lancer un test. Essayez de programmer un carte-clé de l'hôtel et voyez si cela fonctionne avec une serrure de porte. Cela confirmera que le logiciel et l'encodeur fonctionnent correctement.

Les étapes exactes peuvent varier en fonction de votre logiciel spécifique et de votre modèle d'encodeur. Référez-vous toujours aux instructions et aux directives du fabricant. Contactez le support client du fournisseur de logiciel ou de matériel si vous rencontrez des problèmes.

Étape 3 : Lancez le logiciel de gestion hôtelière.

Une fois le logiciel de gestion hôtelière installé, comprendre son interface et ses fonctionnalités est crucial pour des opérations efficaces. Voici un guide sur la façon de commencer :

• Démarrage du logiciel : La plupart des installations créent une icône sur le bureau pour un accès facile. Double-cliquez sur cette icône pour lancer le logiciel. Vous pouvez trouver le logiciel dans le menu Démarrer (sous Windows) ou dans le dossier Applications (sous macOS) s'il n'y a pas d'icône sur le bureau.
• Configuration initiale (si nécessaire) : Certaines solutions logicielles nécessitent un nom d'utilisateur et un mot de passe. Si c'est votre première fois, utilisez les informations d'identification par défaut fournies par le fabricant ou celles que vous avez configurées lors de l'installation.
• Enregistrement: utilisez le code d'activation pour enregistrer le logiciel de gestion des serrures de l'hôtel afin de vous assurer que l'émetteur de la carte et le logiciel fonctionnent correctement

• Familiarisez-vous avec l'interface :  Recherchez un menu ou une barre de navigation. Cela peut être en haut, sur le côté ou en bas de l'interface. Il vous aidera à accéder aux différentes sections du logiciel. Certaines solutions logicielles proposent un didacticiel intégré ou une section d'aide.
• Ajouter un administrateur : définir la système de serrure d'hôtel administrateur; vous pouvez sélectionner un super administrateur, un administrateur général, un responsable superviseur et un opérateur de réception.

• Programme des cartes-clés du personnel de l'hôtel : Trouvez la zone Cartes des employés et cliquez.
• Définir le numéro de chambre : ajouter le numéro de chambre dans le logiciel de gestion des serrures de l'hôtel

• Réglez le verrouillage de la porte : régler le numéro de chambre spécifié sur la serrure de porte correspondante.
• Définir les heures de verrouillage de la porte : Vérifier que toutes les heures de verrouillage des chambres sont définies correctement afin que l'heure à laquelle un client peut utiliser une chambre d'hôtel soit définie correctement

N'oubliez pas que la présentation, les fonctionnalités et les processus exacts peuvent varier en fonction du logiciel de gestion hôtelière spécifique que vous utilisez. En cas de doute sur une fonctionnalité ou sur la façon d'effectuer une tâche, reportez-vous à la documentation d'aide du logiciel ou contactez l'équipe d'assistance du fournisseur de logiciel.

Étape 4 : Programmer la carte-clé

La programmation de la carte-clé est une étape cruciale dans le processus d'enregistrement à l'hôtel. Voici un guide détaillé sur la façon de programmer une carte-clé :

1. Insertion de la carte-clé : Selon le type d'encodeur et de carte (piste magnétique, RFID ou carte à puce), il peut exister une manière spécifique d'insérer ou de placer la carte.
2. Utilisation du logiciel de gestion hôtelière :
   • Accédez à Programmation de la carte-clé : Ouvrez le logiciel et accédez à la section dédiée à la programmation des cartes-clés. Il peut être étiqueté « Key Card Management », « Encode Key Card » ou similaire.
   • Sélectionnez Invité : Recherchez le voyageur que vous venez d'enregistrer. Vous pouvez voir une liste des enregistrements récents ou une barre de recherche dans laquelle vous pouvez saisir le nom ou le numéro de réservation du voyageur.
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   • Carte-clé du programme : Une fois l'invité sélectionné :
     • Choisissez le numéro de chambre ou confirmez celui déjà attribué.
     • Définissez les autorisations d'accès si le logiciel le permet (par exemple, accorder l'accès à une salle de sport, une piscine ou un centre d'affaires).
     • Spécifiez une date/heure d’expiration. Ceci est généralement défini sur la date et l'heure de départ du client, garantissant que la carte cesse de fonctionner après la fin de son séjour.
     • Cliquez sur le bouton ou l'option pour programmer la carte-clé. Cela peut être intitulé « Encoder », « Programme », « Écrire » ou quelque chose de similaire.
   • Commentaires sur le logiciel : Le logiciel fournit généralement un retour d'informations après l'envoi des données à l'encodeur. Il peut afficher un message tel que « Carte-clé programmée avec succès » ou « Encodage terminé ». S'il y a une erreur, le logiciel devrait fournir un message d'erreur vous guidant dans la résolution du problème.

1. Retrait de la carte-clé : Une fois le processus d'encodage terminé, retirez délicatement la carte de l'encodeur ou récupérez-la de la surface de l'encodeur.
2. Test de la carte-clé (facultatif mais recommandé) : Pour vous assurer qu'il fonctionne correctement, vous pouvez le tester sur une serrure de porte ou un appareil de test si disponible. Cette étape garantit que le client ne sera pas gêné lors de l’accès à sa chambre.
3. Remise de la carte-clé au client : Présentez la carte-clé au client, en l'informant de sa date/heure d'expiration et de toutes les zones auxquelles il peut accéder (comme une salle de sport ou une piscine). C'est également une bonne pratique de les guider dans l'utilisation de la carte, surtout s'il existe une manière spécifique de la glisser ou de la toucher.

Vous pouvez consulter cette vidéo sur la programmation étape par étape des cartes-clés d'hôtel :

Pour plus de détails sur la programmation des cartes-clés d'hôtel, vous pouvez consulter notre manuel d'utilisation du système de verrouillage d'hôtel et télécharger le Manuel d'utilisation du système de verrouillage ShineACS.

N'oubliez pas que les étapes exactes et l'interface peuvent varier en fonction du logiciel de gestion hôtelière spécifique et de l'encodeur de carte-clé que vous utilisez. Référez-vous toujours aux instructions et aux directives du fabricant.

Dépannage lors de la programmation des cartes-clés d'hôtel

Le dépannage est essentiel pour assurer le bon fonctionnement d’un système de carte-clé d’hôtel. Voici un guide détaillé sur ces aspects :

Dépannage des problèmes de carte-clé :

• Reprogrammation: Si un client signale que sa carte-clé ne fonctionne pas, la première étape consiste à essayer de la reprogrammer. Parfois, un problème mineur ou une interruption lors de la programmation initiale peut causer des problèmes.
• Inspection des cartes : Vérifiez la carte-clé pour détecter tout dommage visible. Pour les cartes à bande magnétique, assurez-vous que la bande n'est pas rayée ou démagnétisée. Pour les cartes RFID, assurez-vous qu’il n’y a pas de fissures ou de dommages visibles.
• Remplacement: Si la reprogrammation ne fonctionne pas et que la carte semble endommagée, ou si la carte présente des problèmes à plusieurs reprises, remplacez-la par une nouvelle.
• Problèmes d'encodeur : Si plusieurs cartes ne fonctionnent pas consécutivement, le problème peut provenir de l'encodeur lui-même. Dans de tels cas, reportez-vous au manuel de l'encodeur ou contactez le support du fabricant.
• Sauvegardes: Sauvegardez régulièrement les données du logiciel. Cela garantit que vous pouvez restaurer le système à son état précédent sans perdre d'informations cruciales en cas de panne logicielle ou de corruption de données.