1. Key Card Encoder/programmør: nøglekortkoder er hardwaren ansvarlig for at skrive data på nøglekortene. Den kommunikerer med hotelstyringssoftwaren for at modtage de nødvendige data og koder dem derefter på kortet. Der findes forskellige typer indkodere afhængig af typen af ​​nøglekort teknologi:
2. Nøglekort: Nøglekort fungere som det fysiske medie, der opbevarer adgangsdata for en gæst. Når den præsenteres med en dørlås, læser låsen dataene og afgør, om der skal gives adgang. Programmerbare hotelværelseskort er hovedsageligt magnetstribe og RFID hotel nøglekort.
3. computer: Computeren installerer software til hotellåsesystemet og forbindes med din nøglekortkoder. Din gennemsnitlige pc eller bærbare computer vil klare sig fint.
4. Hotelstyringssoftware: Denne software er det centrale knudepunkt for håndtering af gæstereservationer, værelsestildelinger, fakturering og anden hoteldrift. Den har grænseflader med nøglekortkoderen for at programmere nøglekort.

Det er vigtigt at sikre, at alle komponenter er kompatible, når du opsætter et hotelnøglekortsystem. Nogle udbydere af hotelstyringssoftware tilbyder pakker, der inkluderer både softwaren og den nødvendige hardware, som kan forenkle opsætningsprocessen.

Trin 1: Installer Hotel Management Software.

Installation af hotelstyringssoftwaren og tilslutning af nøglekortkoderen er afgørende for opsætningen af ​​dit hotels nøglekortsystem. Her er en mere detaljeret guide til, hvordan du gør dette:

1. Trin før installation: Før du installerer, skal du kontrollere softwarens systemkrav. Sørg for, at din computer opfylder minimumsspecifikationerne for, at softwaren kan køre problemfrit. Sørg for, at du har administratorrettigheder på computeren.
2. Installationsproces:
   • Installationsmedie: Afhængigt af softwareudbyderen har du muligvis modtaget en cd/dvd, et USB-drev eller et downloadlink til softwaren. Hvis du har modtaget et downloadlink, skal du downloade softwaren og køre den downloadede installationsfil. Installationsguiden vil guide dig gennem processen.
   • Fuldfør installationen: Installationen skal være afsluttet, når alle trin er fulgt. Du bliver muligvis bedt om at genstarte din computer.
3. Trin efter installation:
   • Softwarekonfiguration: Start hotelstyringssoftware for første gang. Der kan være indledende opsætningstrin, såsom konfiguration af databaseforbindelser, opsætning af brugerkonti eller indtastning af hoteloplysninger.
   • opdateringer: Tjek, om der er tilgængelige opdateringer til softwaren. Det er altid en god ide at køre den nyeste version for sikkerhed og funktionsforbedringer.

Du kan downloade vores RFID-hoteldørlåsesystemsoftware til din reference: ShineACS Hotel Lock System Software Download.

Trin 2: Tilslut nøglekortkoderen.

1. Forbered encoderen: Sørg for, at encoderen er ren og fri for støv eller snavs.
2. Tilslut til computer: Brug det medfølgende kabel (normalt USB), tilslut nøglekortkoderen til en ledig USB-port på computeren.
3. Installer drivere: Nogle indkodere kræver muligvis drivere for at fungere korrekt. I mange tilfælde vil moderne operativsystemer automatisk opdage og installere de nødvendige drivere.
4. Softwareintegration: Start hotelstyringssoftwaren og naviger til sektionen relateret til programmering af nøglekort. Der bør være mulighed for at vælge eller detektere den tilsluttede encoder. Sørg for, at softwaren genkender indkoderen.

Når alt er installeret og tilsluttet, er det en god idé at køre en test. Prøv at programmere en hotel nøglekort og se om det virker med en dørlås. Dette vil bekræfte, at både softwaren og indkoderen fungerer korrekt.

De nøjagtige trin kan variere baseret på din specifikke software og encodermodel. Se altid producentens instruktioner og retningslinjer. Kontakt software- eller hardwareudbyderens kundesupport, hvis du støder på problemer.

Trin 3: Start Hotel Management Software.

Når først hotelstyringssoftwaren er installeret, er forståelsen af ​​dens grænseflade og funktioner afgørende for effektiv drift. Her er en guide til, hvordan du kommer i gang:

• Start af softwaren: De fleste installationer opretter et skrivebordsikon for nem adgang. Dobbeltklik på dette ikon for at starte softwaren. Hvis der ikke er noget skrivebordsikon, kan du finde softwaren i menuen Start (på Windows) eller mappen Programmer (på macOS).
• Indledende opsætning (hvis påkrævet): Nogle softwareløsninger kræver et brugernavn og en adgangskode. Hvis det er din første gang, skal du bruge standardoplysningerne fra producenten eller dem, du konfigurerede under installationen.
• Tilmelding: bruge aktiveringskoden til at registrere hotellets låsestyringssoftware for at sikre, at kortudstederen og softwaren fungerer korrekt

• Gør dig bekendt med grænsefladen:  Se efter en menu eller navigationslinje. Dette kan være på grænsefladens top, side eller bund. Det vil hjælpe dig med at få adgang til forskellige dele af softwaren. Nogle softwareløsninger tilbyder en indbygget vejledning eller hjælpesektion.
• Tilføj administrator: indstille hotellåsesystem administrator; du kan vælge superadministrator, generel administrator, supervisor manager og receptionsoperatør.

• Program hotelpersonalets nøglekort: Find området medarbejderkort, og klik.
• Indstil værelsesnummer: tilføje værelsesnummer i hotellåsstyringssoftware

• Sæt dørlås: indstille det angivne rumnummer til den tilsvarende dørlås.
• Indstil dørlåsetider: Kontroller, at alle lokale låsetider er indstillet korrekt, så den tid, en kunde kan bruge et hotelværelse, er defineret korrekt

Husk, at det nøjagtige layout, funktioner og processer kan variere afhængigt af den specifikke hotelstyringssoftware, du bruger. Hvis du er usikker på en funktion, eller hvordan du udfører en opgave, skal du se softwarens hjælpedokumentation eller kontakte softwareudbyderens supportteam.

Trin 4: Programmer nøglekortet

Programmering af nøglekortet er et centralt trin i hotellets check-in-proces. Her er en detaljeret guide til, hvordan du programmerer et nøglekort:

1. Indsættelse af nøglekort: Afhængigt af typen af ​​encoder og kort (magnetstribe, RFID eller smart card), kan der være en bestemt måde at indsætte eller placere kortet på.
2. Brug af Hotel Management Software:
   • Naviger til Key Card Programmering: Åbn softwaren og naviger til sektionen dedikeret til programmering af nøglekort. Dette kan være mærket noget som "Nøglekortstyring", "Encode Key Card" eller lignende.
   • Vælg gæst: Søg efter den gæst, du lige har tjekket ind. Der kan være en liste over seneste indtjekninger eller en søgelinje, hvor du kan indtaste gæstens navn eller reservationsnummer.
   • 
   • Programnøglekort: Når gæsten er valgt:
     • Vælg værelsesnummer eller bekræft det allerede tildelte.
     • Indstil adgangstilladelser, hvis softwaren tillader det (f.eks. give adgang til et fitnesscenter, en pool eller et forretningscenter).
     • Angiv en udløbsdato/-tidspunkt. Dette er typisk indstillet til gæstens udtjekningsdato og -klokkeslæt, hvilket sikrer, at kortet holder op med at fungere efter deres ophold slutter.
     • Klik på knappen eller muligheden for at programmere nøglekortet. Dette kan være mærket "Encode", "Program", "Skriv" eller noget lignende.
   • Softwarefeedback: Softwaren vil typisk give feedback efter at have sendt dataene til encoderen. Det kan vise en meddelelse som "Nøglekort er programmeret med succes" eller "Kodning fuldført." Hvis der er en fejl, bør softwaren give en fejlmeddelelse, der guider dig til at løse problemet.

1. Fjernelse af nøglekortet: Når indkodningsprocessen er færdig, skal du forsigtigt fjerne kortet fra indkoderen eller tage det op fra indkoderens overflade.
2. Test af nøglekortet (valgfrit, men anbefalet): For at sikre, at den fungerer korrekt, kan du teste den på en dørlås eller en testenhed, hvis den er tilgængelig. Dette trin sikrer, at gæsten ikke bliver generet, når de får adgang til deres værelse.
3. Overrække nøglekortet til gæsten: Præsenter nøglekortet for gæsten og informer dem om dets udløbsdato/tidspunkt og eventuelle områder, de har adgang til (såsom et fitnesscenter eller en pool). Det er også god praksis at vejlede dem om at bruge kortet, især hvis der er en bestemt måde at stryge eller trykke på det.

Du kan tjekke denne video om, hvordan du programmerer hotelnøglekort trin for trin guide:

For flere detaljer om programmering af hotelnøglekort kan du tjekke vores hotellåsesystems brugermanual og downloade ShineACS låsesystem brugermanual.

Husk, at de nøjagtige trin og grænseflade kan variere afhængigt af den specifikke hotelstyringssoftware og nøglekortkoder, du bruger. Se altid producentens instruktioner og retningslinjer.

Fejlfinding ved programmering af hotelnøglekort

Fejlfinding er afgørende for at sikre en problemfri drift af et hotelnøglekortsystem. Her er en detaljeret vejledning om disse aspekter:

Fejlfinding af nøglekortproblemer:

• Omprogrammering: Hvis en gæst rapporterer, at deres nøglekort ikke virker, er det første skridt at prøve at omprogrammere det. Nogle gange kan en mindre fejl eller afbrydelse under den indledende programmering forårsage problemer.
• Kort inspektion: Tjek nøglekortet for synlige skader. For magnetstribekort skal du sikre dig, at striben ikke er ridset eller afmagnetiseret. For RFID-kort skal du sikre dig, at der ikke er synlige revner eller skader.
• Udskiftning: Hvis omprogrammering ikke virker, og kortet ser beskadiget ud, eller hvis kortet gentagne gange har problemer, skal du udskifte det med et nyt.
• Encoder problemer: Hvis flere kort ikke fungerer efter hinanden, kan problemet være med selve indkoderen. I sådanne tilfælde henvises til encoderens manual eller kontakt producentens support.
• Sikkerhedskopier: Sikkerhedskopier regelmæssigt softwarens data. Dette sikrer, at du kan gendanne systemet til dets tidligere tilstand uden at miste afgørende information i tilfælde af et softwarenedbrud eller datakorruption.