1. Anahtar Kart Kodlayıcı/programlayıcı: The anahtar kart kodlayıcı Anahtar kartlarına veri yazmaktan sorumlu donanımdır. Gerekli verileri almak için otel yönetim yazılımıyla iletişim kurar ve ardından bunu karta kodlar. Farklı kodlayıcı türleri vardır anahtar kartının türüne bağlı olarak teknoloji:
2. Anahtar Kartlar: Anahtar kartlar bir misafirin erişim verilerini tutan fiziksel ortam görevi görür. Bir kapı kilidi sunulduğunda kilit, verileri okur ve erişime izin verilip verilmeyeceğini belirler. Programlanabilir otel odası kartları çoğunlukla manyetik şeritlidir ve RFID otel anahtar kartları.
3. Bilgisayar: Bilgisayar, otel kilit sistemi yazılımını yükler ve anahtar kartı kodlayıcınıza bağlanır. Ortalama PC'niz veya dizüstü bilgisayarınız gayet iyi iş görecektir.
4. Otel Yönetim Yazılımı: Bu yazılım, misafir rezervasyonlarını, oda atamalarını, faturalamayı ve diğer otel operasyonlarını yönetmek için merkezi bir merkezdir. Anahtar kartlarını programlamak için anahtar kartı kodlayıcıyla arayüz oluşturur.

Bir otel anahtar kartı sistemi kurarken tüm bileşenlerin uyumlu olmasını sağlamak çok önemlidir. Bazı otel yönetimi yazılımı sağlayıcıları, hem yazılımı hem de gerekli donanımı içeren ve kurulum sürecini basitleştirebilecek paketler sunar.

Adım 1: Otel Yönetim Yazılımını yükleyin.

Otel yönetim yazılımının kurulması ve anahtar kartı kodlayıcısının bağlanması, otelinizin anahtar kartı sisteminin kurulumunda çok önemlidir. Bunun nasıl yapılacağına ilişkin daha ayrıntılı bir kılavuzu burada bulabilirsiniz:

1. Kurulum Öncesi Adımlar: Yüklemeden önce yazılımın sistem gereksinimlerini kontrol edin. Yazılımın sorunsuz çalışması için bilgisayarınızın minimum özellikleri karşıladığından emin olun. Bilgisayarda yönetici haklarına sahip olduğunuzdan emin olun.
2. Yükleme İşlemi:
   • Kurulum Ortamı: Yazılım sağlayıcınıza bağlı olarak, yazılım için bir CD/DVD, bir USB sürücü veya bir indirme bağlantısı almış olabilirsiniz. Bir indirme bağlantısı aldıysanız yazılımı indirin ve indirilen yükleyici dosyasını çalıştırın. Kurulum sihirbazı süreç boyunca size yol gösterecektir.
   • Kurulumu tamamlayın: Tüm adımlar takip edildikten sonra kurulum tamamlanmalıdır. Bilgisayarınızı yeniden başlatmanız istenebilir.
3. Kurulum Sonrası Adımlar:
   • Yazılım Yapılandırması: Başlatın otel yönetim yazılımı ilk kez. Veritabanı bağlantılarını yapılandırmak, kullanıcı hesaplarını ayarlamak veya otel ayrıntılarını girmek gibi başlangıç ​​kurulum adımları olabilir.
   • Güncellemeler: Yazılım için herhangi bir güncelleme olup olmadığını kontrol edin. Güvenlik ve özellik geliştirmeleri için en son sürümü çalıştırmak her zaman iyi bir fikirdir.

Referans için RFID otel kapı kilit sistemi yazılımımızı indirebilirsiniz: ShineACS Otel Kilit Sistemi Yazılımını İndirin.

Adım 2: Anahtar Kart Kodlayıcıyı bağlayın.

1. Kodlayıcıyı hazırlayın: Kodlayıcının temiz olduğundan ve toz veya kalıntı içermediğinden emin olun.
2. Bilgisayara Bağlan: Sağlanan kabloyu (genellikle USB) kullanarak anahtar kartı kodlayıcıyı bilgisayardaki kullanılabilir bir USB bağlantı noktasına bağlayın.
3. Sürücüleri Yükle: Bazı kodlayıcılar sürücülerin düzgün çalışmasını gerektirebilir. Çoğu durumda, modern işletim sistemleri gerekli sürücüleri otomatik olarak algılayacak ve yükleyecektir.
4. Yazılım Entegrasyonu: Otel yönetimi yazılımını başlatın ve anahtar kartı programlamayla ilgili bölüme gidin. Bağlı kodlayıcıyı seçme veya algılama seçeneği bulunmalıdır. Yazılımın kodlayıcıyı tanıdığından emin olun.

Her şey kurulup bağlandıktan sonra bir test yapmak iyi bir fikirdir. Bir programlamayı deneyin otel anahtar kartı ve kapı kilidiyle çalışıp çalışmadığına bakın. Bu, hem yazılımın hem de kodlayıcının doğru şekilde çalıştığını doğrulayacaktır.

Tam adımlar, özel yazılımınıza ve kodlayıcı modelinize göre değişiklik gösterebilir. Her zaman üreticinin talimatlarına ve yönergelerine bakın. Herhangi bir sorunla karşılaşırsanız yazılım veya donanım sağlayıcınızın müşteri desteğiyle iletişime geçin.

Adım 3: Otel Yönetim Yazılımını başlatın.

Otel yönetim yazılımı kurulduktan sonra arayüzünü ve özelliklerini anlamak verimli operasyonlar için çok önemlidir. İşte nasıl başlayacağınıza dair bir kılavuz:

• Yazılımın Başlatılması: Çoğu kurulum, kolay erişim için bir masaüstü simgesi oluşturur. Yazılımı başlatmak için bu simgeye çift tıklayın. Masaüstü simgesi yoksa yazılımı Başlat Menüsü'nde (Windows'ta) veya Uygulamalar klasöründe (macOS'te) bulabilirsiniz.
• İlk Kurulum (gerekiyorsa): Bazı yazılım çözümleri kullanıcı adı ve şifre gerektirir. İlk kez yapıyorsanız, üretici tarafından sağlanan varsayılan kimlik bilgilerini veya kurulum sırasında ayarladığınız kimlik bilgilerini kullanın.
• Kayıt: kartı veren kuruluş ve yazılımın düzgün çalıştığından emin olmak için otel kilidi yönetim yazılımını kaydetmek için aktivasyon kodunu kullanın

• Arayüzü Tanıyın:  Bir menü veya gezinme çubuğu arayın. Bu, arayüzün üstünde, yanında veya altında olabilir. Yazılımın farklı bölümlerine erişmenize yardımcı olacaktır. Bazı yazılım çözümleri yerleşik bir eğitim veya yardım bölümü sunar.
• Yönetici ekle: ayarlayın otel kilit sistemi yönetici; süper yönetici, genel yönetici, süpervizör yönetici ve ön büro operatörünü seçebilirsiniz.

• Program otel personeli anahtar kartları: Çalışan Kartları alanını bulun ve tıklayın.
• Oda numarasını ayarla: otel kilidi yönetimi yazılımında oda numarası ekleyin

• Kapı kilidini ayarla: belirtilen oda numarasını ilgili kapı kilidine ayarlayın.
• Kapı kilit sürelerini ayarlayın: Müşterinin bir otel odasını kullanabileceği sürenin doğru tanımlanması için tüm oda kilitleme zamanlarının doğru ayarlandığını doğrulayın.

Tam düzenin, özelliklerin ve süreçlerin, kullandığınız belirli otel yönetimi yazılımına bağlı olarak değişebileceğini unutmayın. Bir özellikten veya bir görevin nasıl gerçekleştirileceğinden emin değilseniz yazılımın yardım belgelerine bakın veya yazılım sağlayıcının destek ekibiyle iletişime geçin.

Adım 4: Anahtar Kartını Programlayın

Anahtar kartının programlanması otel giriş sürecinde çok önemli bir adımdır. Anahtar kartın nasıl programlanacağına ilişkin ayrıntılı bir kılavuz:

1. Anahtar Kartının Takılması: Kodlayıcının ve kartın türüne (manyetik şerit, RFID veya akıllı kart) bağlı olarak, kartı takmanın veya yerleştirmenin belirli bir yolu olabilir.
2. Otel Yönetim Yazılımını Kullanma:
   • Anahtar Kart Programlamasına gidin: Yazılımı açın ve anahtar kartı programlamaya ayrılmış bölüme gidin. Bu, "Anahtar Kart Yönetimi", "Anahtar Kartını Kodla" veya benzeri bir şekilde etiketlenmiş olabilir.
   • Misafir Seçin: Yeni giriş yaptığınız konuğu arayın. Son girişlerin bir listesi veya konuğun adını veya rezervasyon numarasını yazabileceğiniz bir arama çubuğu olabilir.
   • 
   • Program Anahtar Kartı: Konuk seçildikten sonra:
     • Oda numarasını seçin veya önceden atanmış olanı onaylayın.
     • Yazılım izin veriyorsa erişim izinlerini ayarlayın (örneğin, spor salonuna, havuza veya iş merkezine erişim izni vermek).
     • Bir son kullanma tarihi/saati belirtin. Bu genellikle konukların çıkış tarihi ve saatine göre ayarlanır ve konaklama sona erdikten sonra kartın çalışmasının durdurulmasını sağlar.
     • Anahtar kartını programlamak için düğmeye veya seçeneğe tıklayın. Bu, "Kodlama", "Program", "Yazma" veya benzeri bir şekilde etiketlenmiş olabilir.
   • Yazılım Geri Bildirimi: Yazılım genellikle verileri kodlayıcıya gönderdikten sonra geri bildirim sağlar. “Anahtar Kart Başarıyla Programlandı” veya “Kodlama Tamamlandı” gibi bir mesaj görüntüleyebilir. Bir hata varsa yazılım, sorunu çözme konusunda size yol gösterecek bir hata mesajı sağlamalıdır.

1. Anahtar Kartının Çıkarılması: Kodlama işlemi tamamlandıktan sonra kartı kodlayıcıdan yavaşça çıkarın veya kodlayıcının yüzeyinden kaldırın.
2. Anahtar Kartının Test Edilmesi (İsteğe Bağlı ancak Önerilen): Doğru çalıştığından emin olmak için kapı kilidinde veya varsa bir test cihazında test edebilirsiniz. Bu adım, misafirin odasına girerken zorluk yaşamamasını sağlar.
3. Anahtar Kartının Misafire Verilmesi: Anahtar kartını konuğa sunun, son kullanma tarihi/saati ve erişebilecekleri alanlar (spor salonu veya havuz gibi) hakkında bilgi verin. Ayrıca, özellikle kartı kaydırmanın veya dokunmanın belirli bir yolu varsa, kartı kullanma konusunda onlara rehberlik etmek de iyi bir uygulamadır.

Otel anahtar kartlarının nasıl programlanacağına ilişkin bu videoyu adım adım kılavuza göz atabilirsiniz:

Otel anahtar kartlarının programlanması hakkında daha fazla ayrıntı için otel kilit sistemi kullanım kılavuzumuza göz atabilir ve ShineACS kilit sistemi kullanım kılavuzu.

Tam adımların ve arayüzün, kullandığınız belirli otel yönetimi yazılımına ve anahtar kart kodlayıcıya bağlı olarak değişebileceğini unutmayın. Her zaman üreticinin talimatlarına ve yönergelerine bakın.

Otel anahtar kartlarını programlarken sorun giderme

Bir otel anahtar kartı sisteminin düzgün çalışmasını sağlamak için sorun giderme çok önemlidir. İşte bu hususlarla ilgili ayrıntılı bir kılavuz:

Anahtar Kartı Sorunlarını Giderme:

• Yeniden programlama: Bir misafir anahtar kartının çalışmadığını bildirirse ilk adım, kartı yeniden programlamayı denemektir. Bazen ilk programlama sırasındaki küçük bir aksaklık veya kesinti sorunlara neden olabilir.
• Kart Denetimi: Anahtar kartında görünür hasar olup olmadığını kontrol edin. Manyetik şeritli kartlar için şeridin çizilmediğinden veya mıknatıslığının kaybolmadığından emin olun. RFID kartlarda görünür çatlak veya hasar olmadığından emin olun.
• Değiştirme: Yeniden programlama işe yaramazsa ve kart hasarlı görünüyorsa veya kartta sürekli sorunlar yaşanıyorsa, kartı yenisiyle değiştirin.
• Kodlayıcı Sorunları: Birden fazla kart arka arkaya çalışmazsa sorun kodlayıcının kendisinde olabilir. Bu gibi durumlarda kodlayıcının kılavuzuna bakın veya üreticinin desteğiyle iletişime geçin.
• Yedekler: Yazılımın verilerini düzenli olarak yedekleyin. Bu, bir yazılım çökmesi veya veri bozulması durumunda önemli bilgileri kaybetmeden sistemi önceki durumuna geri yükleyebilmenizi sağlar.