Bước 1: Kiểm tra các loại thẻ chìa khóa

Trước khi thử bất kỳ cách khắc phục nào, hãy xác định loại thẻ chìa khóa bạn có. Có một số loại thẻ chìa khóa, bao gồm:

• Thẻ sọc từ tính: Đây là loại thẻ phổ biến nhất và có dải từ ở mặt sau, tương tự như thẻ tín dụng. Chúng lưu trữ dữ liệu theo dạng sọc và được quét qua đầu đọc.
• Thẻ RFID (Nhận dạng qua tần số vô tuyến): Các thẻ này sử dụng sóng vô tuyến để liên lạc với đầu đọc. Họ không cần tiếp xúc trực tiếp với người đọc, chỉ cần sự gần gũi.
• Nhưng chiêc thẻ thông minh: Các thẻ này được nhúng một con chip vi xử lý. Chúng có thể dựa trên tiếp xúc (yêu cầu đưa vào đầu đọc) hoặc không tiếp xúc.
• Thẻ lân cận: Sử dụng ăng-ten nhúng để liên lạc với đầu đọc mà không cần tiếp xúc trực tiếp.
• Thẻ mã vạch: Có mã vạch được in để đầu đọc quét.

Việc xác định loại thẻ chìa khóa của bạn là rất quan trọng vì mỗi loại đều có những vấn đề và giải pháp chung. Biết loại sẽ hướng dẫn khắc phục sự cố tiếp theo và khắc phục mọi sự cố.

Bước 2: Xác định vấn đề

Kiểm tra thẻ xem có vết nứt, chip hoặc dấu hiệu hao mòn nào có thể nhìn thấy được không. Nếu thẻ bị hư hỏng về mặt vật lý, có thể cần phải thay thế thẻ.

• Đánh giá ban đầu: Trước khi đưa ra kết luận, hãy dành chút thời gian để đánh giá tình hình. Đầu đọc thẻ có hiển thị bất kỳ thông báo lỗi nào không? Thẻ chìa khóa có bị hỏng hoặc bẩn rõ ràng không?
• Kiểm tra thẻ chìa khóa: Nếu có thể, hãy thử sử dụng thẻ chìa khóa trên cửa hoặc đầu đọc khác. Điều này sẽ giúp xác định xem sự cố xảy ra với chính thẻ hay sự cố với đầu đọc cụ thể.
• Kiểm tra đầu đọc thẻ: Nếu bạn có thể truy cập vào một thẻ khóa khác (ví dụ: của bạn bè hoặc đồng nghiệp), hãy thử sử dụng nó trên đầu đọc có vấn đề. Nếu thẻ kia hoạt động thì có thể thẻ chìa khóa của bạn có vấn đề. Nếu thẻ kia cũng không hoạt động thì có thể đầu đọc có vấn đề.

Đến cuối bước này, bạn sẽ biết rõ hơn liệu vấn đề nằm ở thẻ chìa khóa, đầu đọc hay có thể là do yếu tố bên ngoài. Điều này sẽ hướng dẫn các bước tiếp theo trong việc khắc phục sự cố và giải quyết vấn đề.

Bước 3: Kiểm tra thiệt hại vật lý

Kiểm tra thẻ xem có vết nứt, chip hoặc dấu hiệu hao mòn nào có thể nhìn thấy được không. Nếu thẻ bị hư hỏng về mặt vật lý, có thể cần phải thay thế thẻ.

• Kiểm tra trực quan: Giữ thẻ chìa khóa ở nơi có nguồn sáng và kiểm tra cẩn thận cả hai mặt. Tìm kiếm bất kỳ vết nứt, sứt mẻ hoặc vết xước sâu nào có thể nhìn thấy được, đặc biệt là trên vùng sọc từ hoặc chip.
• Cảm nhận thẻ: Lướt ngón tay lên thẻ, đặc biệt là dải từ hoặc chip. Điều này có thể giúp bạn phát hiện bất kỳ vết sưng, vết lõm hoặc bất thường nào mà có thể không nhìn thấy được ngay lập tức.
• Sọc từ tính: Nếu thẻ của bạn có dải từ, hãy đảm bảo thẻ không bị bong tróc hoặc bị mòn quá mức. Sọc bị mờ hoặc bị hỏng có thể khiến thẻ không được đọc chính xác.
• Chip nhúng: Đối với thẻ có chip nhúng, hãy đảm bảo chip còn nguyên vẹn và không có bất kỳ hư hỏng hoặc mảnh vụn nào có thể nhìn thấy được.
• Xem xét thay thế: Nếu bạn phát hiện bất kỳ hư hỏng đáng kể nào, đặc biệt là ở các bộ phận quan trọng như dải từ hoặc chip, điều đó cho thấy rõ ràng rằng thẻ có thể cần phải được thay thế. Việc sử dụng thẻ bị hỏng có thể dẫn đến nhiều vấn đề hơn hoặc thậm chí làm hỏng đầu đọc thẻ.

Nếu thẻ bị hỏng thì nên nhờ cơ quan phát hành thẻ thay thế. Nếu thẻ xuất hiện ở tình trạng tốt, bạn có thể tiến hành các bước khắc phục sự cố tiếp theo.

Bước 4: Làm sạch thẻ

Dùng vải mềm lau nhẹ dải từ hoặc chip trên thẻ. Bụi bẩn hoặc mảnh vụn có thể cản trở khả năng đọc thẻ của đầu đọc thẻ.

1. Thu thập vật liệu: Đảm bảo bạn có sẵn vải mềm, không có xơ. Vải sợi nhỏ, thường được sử dụng để lau kính hoặc màn hình, là lý tưởng.
2. Kiểm tra bụi bẩn: Trước khi vệ sinh, hãy kiểm tra dải từ và chip xem có vết bẩn, bụi bẩn hoặc mảnh vụn nào nhìn thấy được không. Đôi khi, ngay cả một hạt nhỏ cũng có thể gây ra vấn đề về đọc.
3. Làm sạch nhẹ nhàng: Làm ẩm một góc vải bằng nước (đảm bảo không quá ướt). Nhẹ nhàng lau dải từ từ đầu này sang đầu kia, theo chiều dài của nó. Tránh chà xát hoặc sử dụng lực quá mạnh.
4. Làm sạch chip: Nếu thẻ của bạn có chip nhúng, hãy nhúng nhẹ nó bằng vải ẩm, đảm bảo hơi ẩm không lọt vào bất kỳ kẽ hở nào. Sau đó, nhẹ nhàng lau sạch bằng phần vải khô.
5. Làm khô thẻ: Đảm bảo nó khô hoàn toàn trước khi sử dụng lại. Điều này đặc biệt quan trọng đối với thẻ có gắn chip.
6. Tránh hóa chất khắc nghiệt: Điều cần thiết là tránh sử dụng bất kỳ hóa chất, dung môi hoặc vật liệu mài mòn nào trên thẻ vì những chất này có thể làm hỏng dải từ hoặc chip.
7. Bảo trì thường xuyên: Ngay cả khi bụi bẩn không phải là nguyên nhân gây ra sự cố hiện tại, bạn vẫn nên vệ sinh thẻ chìa khóa định kỳ, đặc biệt nếu nó thường xuyên được sử dụng hoặc cất giữ ở những nơi có thể tích tụ bụi bẩn.

Khi kết thúc bước này, mọi vết bẩn hoặc mảnh vụn bề ngoài trên thẻ sẽ được loại bỏ, có khả năng cải thiện khả năng tương tác của thẻ với đầu đọc thẻ. Nếu việc vệ sinh không giải quyết được sự cố thì có thể cần phải khắc phục sự cố hoặc thay thế thêm.

Bước 5: Kiểm tra khử từ

Nếu dải từ trên thẻ đã được khử từ thì thẻ sẽ không hoạt động. Điều này có thể xảy ra nếu thẻ được đặt gần nam châm mạnh hoặc các thiết bị điện tử.

• Thủ phạm chung: Các vật dụng như loa, máy MRI, điện thoại di động và thậm chí một số hệ thống an ninh điện tử có thể khử từ tính thẻ. Suy nghĩ xem thẻ có ở gần các thiết bị như vậy hay không.
• Các triệu chứng: Thẻ khử từ thường không đưa ra thông báo lỗi cho đầu đọc. Thay vào đó, người đọc có thể hành động như thể không có lá bài nào được đưa ra.
• hành động ngay lập tức: Nếu bạn nghi ngờ hiện tượng khử từ, việc giữ thẻ tránh xa nguồn điện tiềm năng là rất quan trọng. Tiếp xúc nhiều hơn có thể làm cho thiệt hại tồi tệ hơn.
• Mã hóa lại thẻ: Thật không may, khi thẻ bị khử từ, dữ liệu của thẻ sẽ không thể phục hồi được. Tuy nhiên, bản thân thẻ có thể được mã hóa lại với các thông tin cần thiết. Liên hệ với cơ quan phát hành (ví dụ: lễ tân khách sạn, bảo vệ văn phòng) để được mã hóa lại thẻ.

Đến cuối bước này, bạn đã xác định được liệu quá trình khử từ có phải là nguyên nhân gây ra sự cố hay không. Nếu đúng như vậy, thẻ sẽ cần được mã hóa lại hoặc thay thế. Nếu không, có thể cần phải xử lý sự cố thêm.

Bước 6: Kiểm tra đầu đọc thẻ

Đôi khi, vấn đề không phải ở thẻ mà ở đầu đọc thẻ. Đảm bảo rằng đầu đọc thẻ sạch sẽ và không có mảnh vụn. Nếu bạn đang ở khách sạn, hãy thử sử dụng thẻ trên cửa hoặc đầu đọc khác để xem nó có hoạt động không.

• Kiểm tra trực quan: Trước khi cố gắng làm sạch, hãy kiểm tra khe cắm hoặc bề mặt của đầu đọc thẻ xem có vết bẩn, mảnh vụn hoặc vật cản nào có thể nhìn thấy được không. Đôi khi, ngay cả một mảnh vụn nhỏ cũng có thể khiến đầu đọc không hoạt động bình thường.
• Làm sạch nhẹ nhàng: Dùng vải mềm, không có xơ, lau nhẹ bên ngoài đầu đọc thẻ. Nếu đầu đọc có khe cắm (như thẻ sọc từ), hãy cố gắng làm sạch càng nhiều phần bên trong càng tốt mà không buộc miếng vải quá sâu.
• Giấy lau cồn: Để làm sạch kỹ hơn, đặc biệt nếu đầu đọc bị bẩn rõ ràng hoặc không được làm sạch trong một thời gian, hãy sử dụng khăn lau cồn. Đảm bảo nó không bị ướt nhỏ giọt. Nhẹ nhàng lau bề mặt và khe cắm của đầu đọc. Cồn có thể giúp loại bỏ cặn dính và khử trùng đầu đọc.
• Kiểm tra với Thẻ làm việc đã biết: Nếu bạn có quyền truy cập vào thẻ mà bạn biết là có tác dụng (ví dụ: thẻ của đồng nghiệp không có vấn đề gì), hãy kiểm tra đầu đọc bằng thẻ đó. Điều này có thể giúp xác định xem việc dọn dẹp có giải quyết được sự cố hay không hoặc liệu người đọc có thể gặp sự cố sâu hơn hay không.
• Hãy xem xét hao mòn của độc giả: Đầu đọc thẻ, đặc biệt là ở những khu vực có mật độ đi lại cao, có thể bị hao mòn theo thời gian. Nếu đầu đọc đã cũ hoặc được sử dụng nhiều, nó có thể sắp hết tuổi thọ.

Đến cuối bước này, bạn phải đảm bảo rằng đầu đọc thẻ sạch sẽ và không có vật cản. Nếu việc vệ sinh không giải quyết được vấn đề thì vấn đề có thể nghiêm trọng hơn, cần được bảo trì chuyên nghiệp hoặc thay thế đầu đọc.

Bước 7: Mã hóa lại hoặc phát hành lại

Nếu thẻ vẫn không hoạt động, có thể cần phải lập trình lại hoặc phát hành lại thẻ. Vì thẻ chìa khóa khách sạn, quầy lễ tân thường có thể thực hiện việc này một cách nhanh chóng. Bạn có thể cần liên hệ với bộ phận bảo mật hoặc CNTT để lấy thẻ truy cập.

Mã hóa lại bao gồm việc lập trình lại dải từ hoặc chip với dữ liệu cần thiết để cấp quyền truy cập. Điều này thường được yêu cầu nếu dữ liệu của thẻ bị hỏng hoặc bị xóa.

• Thẻ chìa khóa khách sạn: Nếu bạn đang ở khách sạn và thẻ chìa khóa phòng của bạn không hoạt động, giải pháp phổ biến nhất là đến quầy lễ tân. Họ có những thiết bị cần thiết để mã hóa lại thẻ. Đôi khi, thẻ có thể bị lỗi và nhân viên khách sạn sẽ cung cấp thẻ mới.
• Thẻ ra vào cho tòa nhà hoặc văn phòng: Đối với thẻ ra vào được sử dụng trong các tòa nhà văn phòng, khu dân cư phức hợp hoặc các cơ sở khác, quy trình có thể khác. Thông thường, bộ phận bảo mật hoặc bộ phận IT xử lý các vấn đề về thẻ truy cập. Hãy liên hệ với họ và giải thích vấn đề. Họ có thể mã hóa lại thẻ hoặc cung cấp thẻ mới, tùy thuộc vào bản chất của vấn đề.
• Xác minh dữ liệu: Đảm bảo cấp quyền truy cập chính xác khi mã hóa lại hoặc phát hành lại thẻ của bạn. Ví dụ: nếu bạn có quyền truy cập vào các tầng hoặc phòng cụ thể, hãy xác minh rằng thẻ mới có cùng quyền.
• Phí xử lý: Một số cơ sở có thể tính phí cấp lại thẻ, đặc biệt là do thẻ bị hư hỏng hoặc mất mát. Thật tốt khi biết về bất kỳ khoản phí tiềm ẩn nào.
• Thẻ dự phòng: Nếu bạn thường xuyên gặp sự cố với thẻ khóa, hãy cân nhắc việc yêu cầu một bản sao lưu. Một chiếc dự phòng có thể hữu ích, đặc biệt nếu bạn đang ở trong tình huống không có sự trợ giúp ngay lập tức.

Đến cuối bước này, bạn sẽ có thẻ chìa khóa còn hoạt động hoặc đường dẫn rõ ràng để lấy thẻ. Nếu việc mã hóa lại hoặc phát hành lại không giải quyết được sự cố thì các vấn đề kỹ thuật sâu hơn có thể cần được sự quan tâm của chuyên gia.

Bước 8: Kiểm tra ngày hết hạn

Một số thẻ khóa, đặc biệt là những thẻ dùng để ra vào tạm thời hoặc lưu trú tại khách sạn, đều có thời hạn sử dụng. Đảm bảo thẻ của bạn chưa hết hạn.

• Xác định ngày hết hạn: Ngày hết hạn thường được in ở mặt trước hoặc mặt sau của thẻ, thường ở định dạng MM/YY. Nếu thẻ không có thời hạn sử dụng thì có thể được mã hóa bằng dải từ hoặc chip. Trong những trường hợp như vậy, bạn cần kiểm tra với cơ quan cấp phát.
• Tại sao ngày hết hạn tồn tại:
  • Bảo mật : Ngày hết hạn bổ sung thêm một lớp bảo mật. Ngay cả khi ai đó tìm thấy hoặc đánh cắp thẻ cũ, họ sẽ không thể sử dụng thẻ nếu thẻ hết hạn.
  • Data Management: Đối với các hệ thống quản lý nhiều người dùng, ngày hết hạn giúp giữ cơ sở dữ liệu sạch sẽ bằng cách định kỳ xóa hoặc cập nhật các mục cũ.
  • Quyền truy cập tạm thời: Ở những nơi như khách sạn hoặc không gian văn phòng tạm thời, thời hạn sử dụng đảm bảo rằng khách hoặc nhân viên tạm thời không thể vào không gian sau thời gian cho phép.
• Phải làm gì nếu thẻ của bạn hết hạn:
  • Nếu bạn ở khách sạn, hãy đến quầy lễ tân. Họ có thể kích hoạt lại thẻ cho bạn hoặc cung cấp thẻ mới.
  • Để có thẻ ra vào văn phòng hoặc tòa nhà, hãy liên hệ với bộ phận an ninh hoặc CNTT. Họ có thể cấp thẻ mới hoặc gia hạn hiệu lực của thẻ hiện tại, tùy theo chính sách.

Đến cuối bước này, bạn nên đảm bảo rằng thẻ chìa khóa của mình còn hiệu lực và chưa hết hạn sử dụng. Nếu nó đã hết hạn, bạn cần thực hiện các bước cần thiết để kích hoạt lại hoặc thay thế nó.