Hoe werken hotelsleutelkaarten? Onthulling van de technologie achter veilige toegang tot kamers
Ontgrendel de geheimen achter hotelsleutelkaarten: hun technologie, veiligheid en rol in de moderne gastvrijheid. Een korte handleiding om de toegang tot kamers te begrijpen
Een hotelsleutelkaart, meestal ter grootte van een creditcard, wordt gebruikt om de deuren van hotelkamers te ontgrendelen. Vanwege hun gemak en verbeterde beveiliging hebben deze kaarten in veel moderne hotels de traditionele metalen sleutels grotendeels vervangen.
Hoe werken hotelsleutelkaarten?
Bij gebruik in de hotelomgeving volgen hotelsleutelkaarten een systematisch proces, van uitgifte tot gebruik. Hier volgt een stapsgewijs overzicht van hoe ze doorgaans werken:
- Check-in proces: Wanneer een gast incheckt in een hotel, selecteert het personeel bij de receptie een beschikbare kamer voor de gast. Het personeel zal dan een kaart-encoder of programmeur gebruiken die is aangesloten op de managementsysteemsoftware van het hotel programmeer een blanco hotelsleutelkaart of herprogrammeer een eerder gebruikte kaart. De kaart is geprogrammeerd met specifieke gegevens die verband houden met het verblijf van de gast, zoals kamernummer, verblijfsduur, enz.
- Toegang tot de kamer:
- Magneetstripkaarten: De gast steekt de kaart in een gleuf op het deurslot. Het slot leest de gemagnetiseerde patronen en verifieert of deze overeenkomen met de verwachte gegevens voor die kamer en periode.
- RFID-kaarten: De gast tikt de kaart tegen een lezer op de deur of brengt deze zo dichtbij dat het slot de gegevens draadloos kan detecteren en lezen.
- Smart Cards: Afhankelijk van het ontwerp kan de gast de kaart in een lezer steken of dicht bij een contactloze lezer op de deur houden.
- Validatie: Zodra het deurslot de gegevens van de kaart leest, verifieert het de informatie. De deur wordt ontgrendeld als de gegevens overeenkomen met de kamer en het huidige tijdsbestek (dwz de gast is nog niet uitgecheckt). De toegang wordt geweigerd als de kaart verlopen is, niet overeenkomt met de kamer of anderszins ongeldig is.
- Extra toegangspunten: sommige hotels programmeren sleutelkaarten voor toegang tot andere ruimtes, zoals een fitnesscentrum, een zwembad, een zakencentrum of een clublounge. Het proces is vergelijkbaar: de gegevens van de kaart worden gecontroleerd aan de hand van de verwachte gegevens van het toegangspunt en er wordt toegang verleend als er een match is.
- Uitchecken en verlopen: Sleutelkaarten zijn doorgaans geprogrammeerd om automatisch te verlopen na de geplande uitchecktijd van de gast. Bij het uitchecken geven gasten de kaarten meestal terug, die vervolgens opnieuw kunnen worden geprogrammeerd voor toekomstige gasten. Als de kaart niet wordt geretourneerd, blijft deze inactief totdat deze opnieuw wordt geprogrammeerd.
- Verloren kaarten: Indien gasten hun hotelsleutelkaart verliezen, zij kunnen dit melden bij de receptie. Het personeel kan de verloren kaart onmiddellijk deactiveren en een nieuwe uitgeven, zodat de verloren kaart niet kan worden gebruikt voor ongeautoriseerde toegang.
- Integratie met hotelsystemen: Moderne hotelsleutelkaartsystemen zijn geïntegreerd met het vastgoedbeheersysteem van het hotel (PMS). Dit maakt naadloze handelingen mogelijk, zoals het volgen van de toegang van gasten, het integreren met facturering voor voorzieningen of het aanbieden van gepersonaliseerde ervaringen op basis van gastvoorkeuren.
Deze systematische aanpak garandeert de veiligheid, het gemak en de efficiënte werking van het hotel en zijn gasten.
Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over het gebruik van een keycard in het hotel: Hoe de sleutelkaart stap voor stap in het hotel te gebruiken?
Wanneer zijn hotels begonnen met het gebruik van sleutelkaarten?
Hotels begonnen eind jaren zeventig en begin jaren tachtig met het adopteren van sleutelkaartsystemen. Vóór het wijdverbreide gebruik van elektronische sleutelkaarten gebruikten hotels voornamelijk traditionele metalen sleutels.
De eerste systemen waren gebaseerd op magneetstriptechnologie, vergelijkbaar met creditcards. Naarmate de technologie evolueerde, begonnen hotels in de loop van de tijd geavanceerdere systemen te gebruiken, zoals RFID (Radio Frequency Identification) en smartcard-technologieën.
Meer recentelijk, met de opkomst van smartphones, zijn sommige hotels begonnen met het aanbieden van digitale sleutels. Met digitale sleutels kunnen gasten de mobiele app van een hotel op hun eigen hotel gebruiken smartphone om hun hotelkamer te ontgrendelen, waardoor er geen fysieke kaart meer nodig is.
Deze methode maakt doorgaans gebruik van Bluetooth- of NFC-technologie (Near Field Communication) om te communiceren tussen de telefoon en de Bluetooth hoteldeurslot.
Waarom hotelsleutelkaarten gebruiken?
Hotelsleutelkaarten bieden verschillende voordelen ten opzichte van traditionele metalen sleutels, waardoor ze de voorkeur genieten van veel hoteliers en gasten. Hier zijn enkele redenen waarom hotels sleutelkaarten gebruiken:
- verbeterde beveiliging:
- Onmiddellijke deactivering: Als een gast zijn sleutelkaart verliest, kan deze onmiddellijk worden gedeactiveerd. Dit zorgt ervoor dat iedereen die het vindt, de kamer niet kan betreden en vermijden hacken van hotelsleutelkaarten. Bij traditionele sleutels zou het slot vervangen of opnieuw gecodeerd moeten worden.
- Toegang tot logboekregistratie: Elektronische sleutelkaartsystemen kunnen registreren wanneer en door wie een deur is geopend. Dit levert een audittrail op, die nuttig kan zijn voor beveiligings- of onderzoeksdoeleinden.
- Beperkte toegangsduur: Sleutelkaarten kunnen worden geprogrammeerd om gedurende een bepaalde tijd te werken, meestal de duur van het verblijf van een gast. Na deze periode vervalt de kaart automatisch, waardoor het risico op ongeautoriseerde toegang wordt verminderd.
- Operationele efficiëntie: Als een gast zijn kaart verliest of besluit zijn verblijf te verlengen, kan de receptie eenvoudig een nieuwe kaart herprogrammeren of de bestaande bijwerken. Terwijl de initiële investering in elektronische hotelslotsystemen Hoewel de kosten op de lange termijn misschien hoger zijn dan die van traditionele sloten, kunnen de kosten op de lange termijn lager zijn.
- Gast gemak: Sleutelkaarten zijn licht van gewicht en hebben het formaat van een creditcard, waardoor gasten ze gemakkelijk in een portemonnee of broekzak kunnen dragen. Eén enkele sleutelkaart kan worden geprogrammeerd om gasten toegang te geven tot verschillende ruimtes, zoals hun kamer, fitnessruimte, zwembad of businesscentrum.
- multifunctionaliteit: Moderne sleutelkaarten kunnen worden geïntegreerd met andere hoteldiensten. Gasten kunnen ze bijvoorbeeld gebruiken om kosten in rekening te brengen voor hun kamers in hotelrestaurants, bars of winkels.
- Esthetische en moderne uitstraling: Elektronische sleutelkaartsystemen kunnen hotels geven een verfijnd, eigentijds imago, aantrekkelijk voor technisch onderlegde reizigers. De kaarten kunnen worden gepersonaliseerd met de branding, logo's en promotionele berichten van het hotel.
Gezien deze voordelen vinden veel hotels sleutelkaartsystemen een praktische en voordelige keuze om operationele redenen en om de gastervaring te verbeteren.
Reguliere typen hotelsleutelkaarten
Hotelsleutelkaartsystemen zijn in de loop der jaren geëvolueerd en hotels kunnen verschillende soorten sleutelkaarten gebruiken. Dit zijn de meest voorkomende soorten:
- Magneetstripkaarten: Deze kaarten hebben een magneetstrip op de achterkant, vergelijkbaar met veel creditcards en betaalkaarten.
- Functie: De streep bevat gemagnetiseerde deeltjes. Wanneer de kaart wordt gecodeerd, worden deze deeltjes in een specifiek patroon gerangschikt om gegevens weer te geven.
- Gebruik: De lezer interpreteert het streeppatroon wanneer de kaart in een deurslot wordt gestoken. Als het patroon overeenkomt met wat het slot verwacht, wordt de deur ontgrendeld.
- VOORDELEN: Relatief goedkoop te produceren en eenvoudig te herprogrammeren.
- NADELEN: Het kan worden gedemagnetiseerd door sterke magneten (zoals die in sommige telefoonhoesjes of handtassen), na verloop van tijd verslijten als gevolg van het fysieke inbrengproces en beperkte veiligheid bieden in vergelijking met nieuwere technologieën.
- RFID-kaarten (Radio Frequency Identification).: Deze kaarten bevatten een kleine chip en antenne, maar geen batterij. De technologie was bedoeld om het probleem van demagnetisatie, dat veel voorkwam bij magneetstripkaarten, op te lossen.
- Functie: De chip slaat gegevens op. Wanneer de kaart in de buurt van een RFID-lezer komt (zoals een deurslot), zendt de lezer een radiofrequentie met een kort bereik uit. De antenne van de kaart vangt deze frequentie op, waardoor de chip lang genoeg van stroom wordt voorzien om de gegevens terug naar de lezer te verzenden.
- Gebruik: De deur wordt ontgrendeld als de verzonden gegevens overeenkomen met de verwachte gegevens.
- VOORDELEN: contactloos (tik of houd het bij het slot vast), duurzamer dan magneetstripkaarten omdat er geen fysieke slijtage is, en biedt betere beveiliging.
- NADELEN: doorgaans duurder dan magneetstripkaarten.
- Smart Cards: Deze kaarten hebben een ingebouwde microchip en kunnen ook contactpunten op het oppervlak hebben of contactloos zijn.
- Functie: De microchip kan meer gegevens opslaan dan een magneetstrip en beschikt over geavanceerdere coderings- en beveiligingsfuncties.
- Gebruik: De kaart moet doorgaans in een lezer worden geplaatst of, in sommige gevallen, vlak bij een contactloze lezer worden gehouden.
- VOORDELEN: Verbeterde beveiliging en mogelijkheden voor multifunctioneel gebruik, zoals het opslaan van gastvoorkeuren of loyaliteitsprogrammagegevens.
- NADELEN: duurder om te produceren dan magneetstripkaarten.
- Mobiele sleutels:
- Omschrijving: Hoewel het geen fysieke kaart is, worden mobiele digitale sleutels steeds populairder. Ze omvatten het gebruik van een smartphone-app om toegang te krijgen tot kamers.
- Gebruik: Gasten downloaden de app van het hotel en ontvangen na het inchecken een digitale sleutel. Via Bluetooth of NFC (Near Field Communication) communiceert de telefoon met het deurslot om toegang te verlenen.
- VOORDELEN: Verbeterd gemak voor gasten, vermindert de behoefte aan fysieke kaarten en biedt mogelijkheden voor integratie met andere hoteldiensten.
- NADELEN: Vereist dat gasten compatibele smartphones hebben en dit kan een uitdaging vormen voor mensen die niet technisch onderlegd zijn.
Verschillende hotels kunnen verschillende systemen kiezen op basis van hun specifieke behoeften, budget en de gastervaring die ze willen bieden.
Hoeveel kosten hotelsleutelkaarten?
De kosten van hotelsleutelkaarten kunnen sterk variëren, afhankelijk van verschillende factoren:
- Type kaart:
- Magneetstripkaarten: Deze zijn over het algemeen het minst duur. Afhankelijk van de kwaliteit, de bestelde hoeveelheid en de aanpassingen kosten ze ergens tussen de €0.10 en €0.50 per kaart.
- RFID-kaarten: Deze zijn duurder dan magneetstripkaarten. Prijzen kunnen variëren van $ 0.50 tot $ 2.00 per kaart, afhankelijk van het type RFID-technologie, de kwaliteit en de bestelhoeveelheid.
- Smart Cards: Deze kunnen zich aan de hogere kant van het prijsspectrum bevinden vanwege de ingebouwde microchip. Ze kunnen ergens tussen de $ 1.00 en $ 5.00 per kaart kosten.
- maatwerk: Basis, generieke sleutelkaarten zullen goedkoper zijn. Veel hotels kiezen echter voor aangepaste branding, logo's en andere grafische of informatieontwerpen. Op maat gemaakte hotelsleutelkaarten zal meer kosten.
- Bestelhoeveelheid: Door in bulk in te kopen, worden vaak de kosten per kaart verlaagd. Grote hotelketens of hotels die duizenden kaarten in één keer bestellen, kunnen een volumekorting verwachten.
- Extra functies: Sommige kaarten hebben extra beveiligingsfuncties of technologieën die de prijzen kunnen verhogen. Multifunctionele kaarten (bijvoorbeeld kamertoegang, betaling, loyaliteitsprogramma) kunnen duurder zijn.
- Leverancier en regio: De kosten kunnen variëren afhankelijk van de leverancier en de regio of het land van aankoop. Rechtstreeks bij een fabrikant kopen kan bijvoorbeeld goedkoper zijn dan via een tussenpersoon. Op dezelfde manier kunnen de prijzen tussen leveranciers in verschillende landen verschillen als gevolg van productie-, arbeids- en verzendkosten.
- Kaartmateriaal: Hoewel de meeste sleutelkaarten van plastic zijn, zijn milieuvriendelijke alternatieven gemaakt van hout of biologisch afbreekbare plastic materialen. Deze kunnen een andere kostenstructuur hebben.
- Systeemconfiguratie en onderhoud: Hoewel dit niet de kosten van de kaart zelf zijn, is het essentieel om rekening te houden met de initiële investering in het kaartleessysteem, de software en eventueel doorlopend onderhoud of updates. Dit kan een aanzienlijk deel uitmaken van de totale kosten van het gebruik van elektronische sleutelkaarten.
Het is voor hoteliers altijd een goed idee om offertes van meerdere leveranciers aan te vragen en rekening te houden met de kosten vooraf en de langetermijnkosten bij het evalueren van de totale kosten van sleutelkaartsystemen.
Deel dit artikel:
over de auteur
Andere aanbevolen artikelen over hotelsleutelkaarten
