Zodra u de benodigde apparatuur heeft verzameld, kunt u doorgaan met hermagnetiseren. Ga altijd voorzichtig om met de apparatuur en volg de instructies van de fabrikant voor het beste resultaat.

Stap 1: Bereid de kaart voor

1. Inspecteer de kaart: Inspecteer visueel voordat u probeert opnieuw te magnetiseren hotel sleutelkaart op tekenen van fysieke schade. Zoek naar krassen, barsten of slijtage aan de magneetstrip. Als de streep zwaar beschadigd lijkt, overweeg dan om de kaart te vervangen in plaats van deze opnieuw te magnetiseren.
2. Maak de magneetstrip schoon: Veeg de magneetstrip aan de achterkant van de kaart voorzichtig schoon met een zachte, pluisvrije doek. Hierdoor worden alle vuil, olie of vuil verwijderd dat het coderingsproces verstoort. Vermijd het gebruik van oplosmiddelen of natte oplossingen, omdat deze de streep kunnen beschadigen.
3. Zorg ervoor dat de kaart droog is: Als de kaart in contact is gekomen met vloeistoffen, zorg er dan voor dat deze volledig droog is voordat u probeert opnieuw te magnetiseren. Water of vocht kunnen de magnetische codering verstoren.
4. Controleer de kaartrichting: Maak uzelf vertrouwd met de juiste richting voor het plaatsen van de kaart in de encoder. Normaal gesproken moet de magneetstrip naar beneden en in de richting van de encoder wijzen, maar dit kan variëren, afhankelijk van het ontwerp van de machine.

Een goede voorbereiding zorgt voor een hoger slagingspercentage bij het effectief opnieuw magnetiseren van de kaart.

Stap 2: Plaats de kaart in de encoder

1. Controleer de status van de encoder: Zorg ervoor dat de encoder is ingeschakeld en goed is aangesloten op de computer of terminal waarop de hotelsleutelkaartsoftware draait voordat u de kaart plaatst.
2. Bepaal de juiste oriëntatie: Maak uzelf vertrouwd met de juiste manier om de kaart in de encoder te plaatsen. De magneetstrip is meestal naar beneden en naar het apparaat gericht, maar raadpleeg voor de zekerheid altijd de handleiding van de encoder.
3. Zorg voor volledige plaatsing: Zorg ervoor dat de kaart volledig in de encoder is geplaatst, zodat de gehele magneetstrip kan worden gelezen en beschreven. Sommige encoders hebben mogelijk een lampje of indicator die aangeeft dat de kaart correct is geplaatst.
4. Wacht op bevestiging: Sommige encoders geven auditieve of visuele signalen (zoals een pieptoon of licht) om te bevestigen dat de kaart is herkend en gereed is voor codering. Wacht op deze bevestiging voordat u verdergaat.

Zodra de kaart correct is geplaatst en de encoder deze heeft herkend, kunt u doorgaan met het daadwerkelijke hermagnetiserings- of coderingsproces.

Stap 3: Start de Hotel Key Card-software

1. Start de computer of terminal: Zorg ervoor dat de computer of terminal die op de encoder is aangesloten, is ingeschakeld en correct functioneert.
2. Open de software: Zoek de hotelsleutelkaartsoftware op de computer of terminal. Dit kan een speciale applicatie zijn die op het bureaublad is geïnstalleerd of een programma dat toegankelijk is via een specifiek systeem dat door het hotel wordt gebruikt.
3. Controleer de verbinding: Zodra de software geopend is, controleert u of deze de aangesloten encoder herkent. De software heeft mogelijk een indicator of statusbericht dat aangeeft dat de encoder is aangesloten en gereed is.
4. Controleer op fouten: Zoek voordat u verdergaat naar foutmeldingen of meldingen in de software. Los eventuele problemen op voordat u probeert de kaart opnieuw te magnetiseren.
5. Zorg voor de juiste instellingen: Sommige software heeft mogelijk meerdere instellingen of modi (bijvoorbeeld lezen, schrijven of coderen). Zorg ervoor dat u de juiste modus hebt geselecteerd voor het opnieuw magnetiseren of coderen van de sleutelkaart.

Stap 4: Voer kamer- en gastinformatie in

1. Ga naar het gedeelte Codering: Navigeer binnen de hotelsleutelkaartsoftware naar de sectie of het tabblad waar u informatie op de kaart kunt invoeren of coderen. Dit kan het label 'Coderen', 'Schrijven', 'Gastinformatie' of iets dergelijks hebben.
2. Voer kamerdetails in:
   • Kamernummer: Voer het specifieke kamernummer voor de gast in.
   • Duur: Geef de in- en uitcheckdata op om de geldigheidsduur van de sleutelkaart te bepalen.
3. Voer gastinformatie in (indien vereist door de software):
   • Gast naam: Voer de volledige naam van de gast in ter identificatie.
   • Gast-ID of reserveringsnummer: Voor sommige systemen is mogelijk een extra identificatie vereist, zoals een reserveringsnummer.
4. Aanvullende instellingen:
   • Toegangsniveaus: Als het hotel verschillende ruimtes heeft met beperkte toegang (bijvoorbeeld een fitnessruimte, zwembad of clublounge), stelt u de juiste toegangsniveaus voor de gast in.
   • Meerdere kaarten: Als u meerdere kaarten uitgeeft voor dezelfde kamer (bijvoorbeeld voor meerdere gasten), zorg er dan voor dat de software is ingesteld om meerdere kaarten met dezelfde informatie te coderen.
5. Bekijk de informatie: Controleer alle gegevens die u hebt ingevoerd nogmaals voordat u doorgaat met het coderingsproces. Zorg ervoor dat er geen typefouten of fouten zijn, aangezien deze informatie de functionaliteit van de sleutelkaart bepaalt.
6. Opslaan of bevestigen: Zodra alle noodzakelijke gegevens zijn ingevoerd, klikt u op de juiste knop om de informatie op te slaan of te bevestigen. Afhankelijk van de software kan dit het label 'Opslaan', 'Bevestigen', 'Volgende' of iets dergelijks hebben.

Controleer altijd de gegevens om er zeker van te zijn dat de sleutelkaart correct werkt voor de gast.

Stap 5: Codeer de kaart

1. Start het coderingsproces: Zoek en klik in de hotelsleutelkaartsoftware op de knop of optie om het coderingsproces te starten nadat u alle benodigde informatie hebt ingevoerd. Dit kan het label 'Encode', 'Write', 'Start' of een soortgelijke term hebben.
2. Wacht op het proces: Het coderingsproces kan enkele seconden duren. Zorg er gedurende deze tijd voor dat de kaart in de encoder blijft en dat er geen onderbrekingen zijn.
3. Controleer op feedback: De meeste software geeft realtime feedback tijdens het coderen. Let op voortgangsbalken, statusberichten of indicatoren die aangeven dat de codering bezig is.
4. Controleer op succes: Zodra het coderingsproces is voltooid, moet de software een bevestigingsbericht weergeven dat aangeeft dat de kaart is gecodeerd. Dit kan een eenvoudig ‘Succes’-bericht zijn, een vinkje of een positieve indicator.
5. Werp de kaart uit of verwijder deze: Verwijder de kaart uit de encoder na een succesvolle codering. Als de encoder een uitwerpknop of -mechanisme heeft, gebruik deze dan om de kaart veilig los te laten.

Nu de kaart succesvol is gecodeerd, is deze nu klaar voor gebruik. Ga altijd voorzichtig om met de kaart en zorg ervoor dat deze wordt bewaard om het risico op demagnetisatie of schade te minimaliseren.

Stap 6: Verifieer de kaart

1. Test op een deurslot: De eenvoudigste manier om de kaart te verifiëren, is door deze te testen op een hoteldeurslot. Veeg of tik op de kaart zoals u normaal zou doen en zorg ervoor dat de deur succesvol ontgrendelt.
2. Controleer toegangsgebieden: Als de kaart is gecodeerd met specifieke toegangsniveaus (bijvoorbeeld de fitnessruimte, het zwembad, de VIP-lounge), test u de kaart in die gebieden om er zeker van te zijn dat deze de juiste toegang verleent.
3. Hercodeer indien nodig: Als de kaart niet naar verwachting werkt, moet u mogelijk terugkeren naar de coderingsstap en controleren of alle informatie correct is ingevoerd. Het is ook mogelijk dat de kaart zelf beschadigd is en vervangen moet worden.

Door de functionaliteit van de kaart onmiddellijk na het coderen te verifiëren, kunt u ervoor zorgen dat gasten tijdens hun verblijf geen toegangsproblemen ondervinden. Het garanderen van een soepele ervaring voor het hotelpersoneel en de gasten is cruciaal.

Stap 7: Overhandig de kaart aan de gast

• Leg de situatie uit: Als de gast niet op de hoogte was van de demagnetisatie, leg dan kort uit wat er is gebeurd en verzeker hem ervan dat het probleem is opgelost.
• Geef instructies: Geef een snelle herinnering over het gebruik van de kaart, vooral als de gast niet bekend is met het deurslotsysteem van het hotel. Vermeld bijvoorbeeld of de kaart moet worden geveegd, getikt of ingestoken.
• Voorzorgsmaatregelen voor delen: Informeer de gast over veelvoorkomende oorzaken van demagnetisering, zoals het bewaren van de kaart in de buurt van mobiele telefoons, magneten of andere elektronische apparaten. Stel manieren voor om de kaart veilig op te bergen, zoals het gebruik van de meegeleverde hoes of door hem in een aparte zak te bewaren.