Hoe Hotel Key Cards te programmeren? Stap voor stap handleiding

Laatst bijgewerkt op 16 maart 2024 door Vincent Zhu

Het programmeren van hotelsleutelkaarten is van fundamenteel belang voor dit systeem, zodat gasten op de juiste manier toegang krijgen tot kamers en faciliteiten. Tegelijkertijd gaat het om het gebruik van een gespecialiseerd software- en hardwaresysteem dat voor de taak is ontworpen.

Laten we nu de ShineACS RFID hotelslotsysteem als voorbeeld om stap voor stap uit te leggen hoe u hotelsleutelkaarten kunt programmeren.

Over het algemeen, Het programmeren van hotelsleutelkaarten omvat de volgende stappen:

  • Stap 1: Installeer de Hotelbeheersoftware.
  • Stap 2: Sluit de sleutelkaart-encoder aan.
  • Stap 3: Start de hotelbeheersoftware.
  • Stap 4: Programmeer de sleutelkaart

Het hele proces van hotelsleutelkaarten duurt ongeveer 5 minuten, maar als alles is voorbereid en u bekwaam bent, kunt u het programma hotelsleutelkaarten in 1 minuut voltooien.

Maar laten we eerst de benodigde apparatuur voorbereiden.

Bereid u voor op het programmeren van hotelsleutelkaarten

  1. Key Card Encoder/programmeur: De sleutelkaart-encoder is de hardware die verantwoordelijk is voor het schrijven van gegevens naar de sleutelkaarten. Het communiceert met de hotelbeheersoftware om de benodigde gegevens te ontvangen en codeert deze vervolgens op de kaart. Er zijn verschillende soorten encoders afhankelijk van het type sleutelkaart technologie:
  2. Sleutelkaarten: Sleutelkaarten dienen als het fysieke medium waarop de toegangsgegevens van een gast staan. Wanneer het slot een deurslot krijgt, leest het de gegevens en bepaalt het of er toegang moet worden verleend. Programmeerbare hotelkamerkaarten zijn voornamelijk magneetstrip- en RFID-hotel sleutelkaarten.
  3. computer: De computer installeert hotelslotsysteemsoftware en maakt verbinding met uw keycard-encoder. Je gemiddelde pc of laptop voldoet prima.
  4. Hotelbeheersoftware: Deze software is de centrale hub voor het beheren van gastreserveringen, kamertoewijzingen, facturering en andere hotelactiviteiten. Het communiceert met de sleutelkaart-encoder om sleutelkaarten te programmeren. Hoe Hotel Key Cards te programmeren? Stap voor stap handleiding 1

Ervoor zorgen dat alle componenten compatibel zijn, is essentieel bij het opzetten van een hotelsleutelkaartsysteem. Sommige leveranciers van hotelbeheersoftware bieden pakketten aan die zowel de software als de benodigde hardware bevatten, wat het installatieproces kan vereenvoudigen.

Stap 1: Installeer de hotelbeheersoftware.

Het installeren van de hotelbeheersoftware en het aansluiten van de sleutelkaart-encoder is cruciaal bij het opzetten van het sleutelkaartsysteem van uw hotel. Hier vindt u een meer gedetailleerde handleiding over hoe u dit kunt doen:

  1. Pre-installatiestappen: Controleer vóór de installatie de systeemvereisten van de software. Zorg ervoor dat uw computer voldoet aan de minimale specificaties om de software soepel te laten werken. Zorg ervoor dat u beheerdersrechten op de computer heeft.
  2. Installatieproces:
    • Installatiemedia: Afhankelijk van de softwareleverancier hebt u mogelijk een cd/dvd, een USB-station of een downloadlink voor de software ontvangen. Als u een downloadlink hebt ontvangen, downloadt u de software en voert u het gedownloade installatiebestand uit. De installatiewizard begeleidt u door het proces.
    • Voltooi de installatie: De installatie moet worden voltooid zodra alle stappen zijn gevolgd. Mogelijk wordt u gevraagd uw computer opnieuw op te starten.
  3. Stappen na installatie:
    • Software Configuratie: Start de hotelbeheersoftware Voor de eerste keer. Er kunnen initiële installatiestappen zijn, zoals het configureren van databaseverbindingen, het instellen van gebruikersaccounts of het invoeren van hotelgegevens.
    • Updates: Controleer of er updates beschikbaar zijn voor de software. Het is altijd een goed idee om de nieuwste versie te gebruiken vanwege de beveiliging en functieverbeteringen.

U kunt onze RFID-systeemsoftware voor hoteldeurvergrendeling downloaden voor uw referentie: ShineACS Hotel Lock-systeemsoftware downloaden.

Stap 2: Sluit de sleutelkaart-encoder aan.

Wat heb je nodig om de hotelsleutelkaart-sleutelkaart-encoder te programmeren?

  1. Bereid de encoder voor: Zorg ervoor dat de encoder schoon is en vrij van stof en vuil.
  2. Verbinden met computer: Sluit de keycard-encoder met behulp van de meegeleverde kabel (meestal USB) aan op een beschikbare USB-poort op de computer.
  3. Installeer stuurprogramma's: Voor sommige encoders zijn mogelijk stuurprogramma's nodig om correct te kunnen functioneren. In veel gevallen zullen moderne besturingssystemen automatisch de benodigde stuurprogramma's detecteren en installeren.
  4. Software-integratie: Start de hotelbeheersoftware en navigeer naar het gedeelte met betrekking tot het programmeren van sleutelkaarten. Er moet een optie zijn om de aangesloten encoder te selecteren of te detecteren. Zorg ervoor dat de software de encoder herkent.

Zodra alles geïnstalleerd en aangesloten is, is het uitvoeren van een test een goed idee. Probeer een programma te programmeren hotel sleutelkaart en kijk of het werkt met een deurslot. Dit bevestigt dat zowel de software als de encoder correct functioneren.

De exacte stappen kunnen variëren, afhankelijk van uw specifieke software en encodermodel. Raadpleeg altijd de instructies en richtlijnen van de fabrikant. Neem contact op met de klantenondersteuning van de software- of hardwareleverancier als u problemen ondervindt.

Stap 3: Start de hotelbeheersoftware.

Zodra de hotelbeheersoftware is geïnstalleerd, is het begrijpen van de interface en functies van cruciaal belang voor een efficiënte bedrijfsvoering. Hier vindt u een handleiding om aan de slag te gaan:

  • De software starten: De meeste installaties creëren een bureaubladpictogram voor gemakkelijke toegang. Dubbelklik op dit pictogram om de software te starten. Als er geen bureaubladpictogram is, kunt u de software vinden in het Startmenu (in Windows) of de map Programma's (op macOS).
  • Initiële installatie (indien nodig): Voor sommige softwareoplossingen zijn een gebruikersnaam en wachtwoord vereist. Als dit de eerste keer is, gebruik dan de standaardgegevens die door de fabrikant zijn verstrekt of die u tijdens de installatie hebt ingesteld.
  • registratie: gebruik de activeringscode om de hotelvergrendelingsbeheersoftware te registreren om ervoor te zorgen dat de kaartuitgever en software correct werken

Hoe Hotel Key Cards te programmeren? Stap voor stap handleiding 2

  • Maak uzelf vertrouwd met de interface:  Zoek naar een menu of navigatiebalk. Dit kan aan de boven-, zijkant of onderkant van de interface zijn. Het helpt u toegang te krijgen tot verschillende delen van de software. Sommige softwareoplossingen bieden een ingebouwde tutorial of helpsectie.
  • Beheerder toevoegen: stel de hotel lock-systeem beheerder; u kunt superbeheerder, algemeen beheerder, supervisormanager en receptiemedewerker selecteren.

Hoe Hotel Key Cards te programmeren? Stap voor stap handleiding 3

  • Programmeer sleutelkaarten hotelpersoneel: Zoek het gebied Werknemerskaarten en klik. Hoe Hotel Key Cards te programmeren? Stap voor stap handleiding 4
  • Kamernummer instellen: kamernummer toevoegen in software voor hotelslotbeheer

Hoe Hotel Key Cards te programmeren? Stap voor stap handleiding 5

  • Deurslot instellen: stel het opgegeven kamernummer in op het bijbehorende deurslot.
  • Deurslottijden instellen: Controleer of alle kamervergrendelingstijden correct zijn ingesteld, zodat de tijd dat een klant een hotelkamer kan gebruiken correct is gedefinieerd

Hoe Hotel Key Cards te programmeren? Stap voor stap handleiding 6

Houd er rekening mee dat de exacte lay-out, functies en processen kunnen variëren, afhankelijk van de specifieke hotelbeheersoftware die u gebruikt. Als u niet zeker bent over een functie of hoe u een taak moet uitvoeren, raadpleeg dan de helpdocumentatie van de software of neem contact op met het ondersteuningsteam van de softwareleverancier.

Stap 4: Programmeer de sleutelkaart

Het programmeren van de sleutelkaart is een cruciale stap in het incheckproces van een hotel. Hier vindt u een gedetailleerde handleiding voor het programmeren van een sleutelkaart:

  1. De sleutelkaart plaatsen: Afhankelijk van het type encoder en kaart (magneetstrip, RFID of smartcard) kan er een specifieke manier zijn om de kaart te plaatsen of te plaatsen.
  2. Gebruik van de hotelbeheersoftware:
    • Navigeer naar Programmeren van sleutelkaarten: Open de software en navigeer naar het gedeelte gewijd aan het programmeren van sleutelkaarten. Dit kan een label hebben als 'Key Card Management', 'Key Card coderen' of iets dergelijks.
    • Selecteer gast: Zoek naar de gast die u zojuist heeft ingecheckt. Mogelijk ziet u een lijst met recente check-ins of een zoekbalk waarin u de naam of het reserveringsnummer van de gast kunt typen.
    • Hoe Hotel Key Cards te programmeren? Stap voor stap handleiding 7
    • Programmasleutelkaart: Zodra de gast is geselecteerd:
      • Kies het kamernummer of bevestig het al toegewezen nummer.
      • Stel toegangsrechten in als de software dit toestaat (bijvoorbeeld toegang verlenen tot een sportschool, zwembad of zakencentrum).
      • Geef een vervaldatum/-tijd op. Dit wordt doorgaans ingesteld op de uitcheckdatum en -tijd van de gast, zodat de kaart niet meer werkt nadat het verblijf is afgelopen.
      • Klik op de knop of optie om de sleutelkaart te programmeren. Dit kan de naam 'Coderen', 'Programmeren', 'Schrijven' of iets dergelijks hebben.
    • Softwarefeedback: De software geeft doorgaans feedback nadat de gegevens naar de encoder zijn verzonden. Er kan een bericht worden weergegeven zoals 'Sleutelkaart succesvol geprogrammeerd' of 'Codering voltooid'. Als er een fout optreedt, moet de software een foutmelding geven die u begeleidt bij het oplossen van het probleem.
  1. De sleutelkaart verwijderen: Zodra het coderingsproces is voltooid, verwijdert u de kaart voorzichtig uit de encoder of pakt u deze van het oppervlak van de encoder.
  2. De sleutelkaart testen (optioneel maar aanbevolen): Om er zeker van te zijn dat het correct werkt, kunt u het testen op een deurslot of een testapparaat, indien beschikbaar. Deze stap zorgt ervoor dat de gast geen hinder ondervindt bij het betreden van zijn kamer.
  3. Overhandiging van de sleutelkaart aan de gast: Presenteer de sleutelkaart aan de gast en informeer hem over de vervaldatum/-tijd en over de ruimtes waartoe hij toegang heeft (zoals een fitnessruimte of een zwembad). Het is ook een goede gewoonte om ze te begeleiden bij het gebruik van de kaart, vooral als er een specifieke manier is om erop te vegen of tikken.

U kunt deze video bekijken over hoe u stap voor stap hotelsleutelkaarten programmeert:

Voor meer details over het programmeren van hotelsleutelkaarten kunt u de gebruikershandleiding van het hotelslotsysteem raadplegen en downloaden Gebruikershandleiding ShineACS-slotsysteem.

Houd er rekening mee dat de exacte stappen en interface kunnen variëren, afhankelijk van de specifieke hotelbeheersoftware en de keycard-encoder die u gebruikt. Raadpleeg altijd de instructies en richtlijnen van de fabrikant.

Problemen oplossen bij het programmeren van hotelsleutelkaarten

Welke informatie staat op een hotelsleutelkaart?

Het oplossen van problemen is essentieel voor een soepele werking van een hotelsleutelkaartsysteem. Hier vindt u een gedetailleerde handleiding over deze aspecten:

Problemen met sleutelkaarten oplossen:

  • Herprogrammering: Als een gast meldt dat zijn sleutelkaart niet werkt, is de eerste stap het herprogrammeren ervan. Soms kan een kleine storing of onderbreking tijdens de initiële programmering problemen veroorzaken.
  • Kaartinspectie: Controleer de sleutelkaart op zichtbare schade. Zorg er bij magneetstripkaarten voor dat de strip niet bekrast of gedemagnetiseerd is. Zorg er bij RFID-kaarten voor dat er geen zichtbare scheuren of beschadigingen zijn.
  • Vervanging: Als herprogrammeren niet werkt en de kaart beschadigd lijkt, of als de kaart herhaaldelijk problemen ondervindt, vervangt u deze door een nieuwe.
  • Encoderproblemen: Als meerdere kaarten achter elkaar niet werken, kan het probleem bij de encoder zelf liggen. Raadpleeg in dergelijke gevallen de handleiding van de encoder of neem contact op met de ondersteuning van de fabrikant.
  • Back-ups: Maak regelmatig een back-up van de gegevens van de software. Dit zorgt ervoor dat u het systeem naar de vorige staat kunt herstellen zonder cruciale informatie te verliezen in het geval van een softwarecrash of gegevensbeschadiging.

Welke managementkaarten kunt u in het hotel programmeren?

Hoe Hotel Key Cards te programmeren? Stap voor stap handleiding 8

Er zijn verschillende soorten managementsleutelkaarten die u in een hotel kunt programmeren:

  • Masterkaart: Dit hoteldeurslotsysteem kan alle kamerdeursloten openen.
  • Sleutelkaart gebouw: Opent alle gastenkamers sloten in dit gebouw, maar kunnen niet worden gebruikt voor het openen van andere kamersloten in verschillende gebouwen.
  • Verdieping sleutelkaart: Wordt gebruikt om alle deursloten op een bepaalde verdieping in een gebouw te openen, met uitzondering van kamers en elk gebied dat is afgesloten met een noodcode.
  • Noodsleutelkaart: Wordt gebruikt om een ​​gebied te openen in geval van nood;
  • Groepscontrole sleutelkaart: Het wordt gebruikt om het deurslot van de opgegeven groep te openen.
  • Sleutelkaarten noteren Haal het deuropeningsrecord uit het deurslot. Voor de Mifare hotelslot, de recordkaart is een S70-kaart; voor het TEMIC-slot is de recordkaart een T5557- of T5567-kaart.
  • Sleutelkaarten kwijt: Wanneer een hotelsleutelkaart is verloren, gestolen of vernietigd door water- of hitteschade. U kunt een verloren sleutelkaart gebruiken en deze sleutelkaart over de betreffende hotelkamerdeur halen. De ontbrekende kaart voorkomt dat iemand een verloren sleutelkaart gebruikt (of zijn eigen sleutelkaart maakt) om een ​​kamer of gebouw binnen te gaan.
  • Afrekenkaarten: Voor gebruik door het hotelpersoneel. Nadat de uitcheckkaart op het deurslot is geveegd, kan de vorige gastsleutelkaart de deur niet openen en heeft dit geen invloed op de nieuw uitgegeven gastenkaart.

Conclusie

Het programmeren van hotelsleutelkaarten is een integraal onderdeel van de moderne hotelactiviteiten en garandeert zowel veiligheid als gemak voor de gasten. Hoewel het proces misschien technisch lijkt, wordt het eenvoudig met de juiste apparatuur, software en training.

Door de stappen en overwegingen in deze gids te volgen, kunnen hoteliers zorgen voor een efficiënt en veilig sleutelkaartsysteem, dat de algehele gastervaring verbetert.

Deel dit artikel:

over de auteur

  • Vincent Zhu

    Vincent Zhu heeft 10 jaar ervaring met slimme vergrendelingssystemen en is gespecialiseerd in het aanbieden van hoteldeurvergrendelingssystemen en huisdeurvergrendelingssystemen, van ontwerp, configuratie, installatie en probleemoplossing. Of u nu een RFID-sleutelloos deurslot voor uw hotel wilt installeren, een sleutelloos toetsenbord voor uw huisdeur, of andere vragen en probleemoplossingsverzoeken hebt over slimme deursloten, aarzel dan niet om contact met mij op te nemen.