Setelah Anda mengumpulkan peralatan yang diperlukan, Anda dapat melanjutkan dengan remagnetisasi. Selalu tangani peralatan dengan hati-hati dan ikuti instruksi pabriknya untuk hasil terbaik.

Langkah 1: Siapkan Kartu

1. Periksa Kartunya: Sebelum mencoba melakukan magnetisasi ulang, periksa secara visual kartu kunci hotel untuk tanda-tanda kerusakan fisik. Carilah goresan, retakan, atau keausan pada strip magnetik. Jika strip tampak rusak parah, pertimbangkan untuk mengganti kartu daripada melakukan magnet ulang.
2. Bersihkan Strip Magnetik: Usap perlahan strip magnetik di bagian belakang kartu menggunakan kain lembut dan tidak berbulu. Ini akan menghilangkan kotoran, minyak, atau kotoran yang mengganggu proses pengkodean. Hindari penggunaan pelarut atau larutan basah karena dapat merusak garis.
3. Pastikan Kartu Kering: Jika kartu terkena cairan apa pun, pastikan kartu benar-benar kering sebelum mencoba melakukan magnet ulang. Air atau kelembapan dapat mengganggu pengkodean magnetik.
4. Periksa Orientasi Kartu: Biasakan diri Anda dengan orientasi yang benar untuk memasukkan kartu ke dalam encoder. Biasanya, strip magnetik harus menghadap ke bawah dan menghadap encoder, namun hal ini dapat bervariasi berdasarkan desain mesin.

Persiapan yang tepat memastikan tingkat keberhasilan yang lebih tinggi dalam magnetisasi ulang kartu secara efektif.

Langkah 2: Masukkan Kartu ke dalam Encoder

1. Periksa Status Encoder: Pastikan encoder dihidupkan dan terhubung dengan benar ke komputer atau terminal yang menjalankan perangkat lunak kartu kunci hotel sebelum memasukkan kartu.
2. Tentukan Orientasi yang Tepat: Biasakan diri Anda dengan cara yang benar untuk memasukkan kartu ke dalam encoder. Strip magnetik biasanya menghadap ke bawah dan menghadap perangkat, namun selalu mengacu pada manual pembuat enkode untuk memastikannya.
3. Pastikan Penyisipan Penuh: Pastikan kartu dimasukkan sepenuhnya ke dalam encoder sehingga seluruh strip magnetik dapat dibaca dan ditulis. Beberapa pembuat enkode mungkin memiliki lampu atau indikator yang menunjukkan bahwa posisi kartu sudah benar.
4. Tunggu Konfirmasi: Beberapa pembuat enkode memberikan sinyal pendengaran atau visual (seperti bunyi bip atau cahaya) untuk mengonfirmasi bahwa kartu telah dikenali dan siap untuk pengkodean. Tunggu konfirmasi ini sebelum melanjutkan.

Setelah kartu dimasukkan dengan benar dan pembuat enkode mengenalinya, Anda dapat melanjutkan ke proses magnetisasi ulang atau pengkodean yang sebenarnya.

Langkah 3: Luncurkan Perangkat Lunak Kartu Kunci Hotel

1. Mulai Komputer atau Terminal: Pastikan komputer atau terminal yang terhubung ke encoder dihidupkan dan berfungsi dengan benar.
2. Buka Perangkat Lunak: Temukan perangkat lunak kartu kunci hotel di komputer atau terminal. Ini mungkin berupa aplikasi khusus yang diinstal pada desktop atau program yang dapat diakses melalui sistem tertentu yang digunakan oleh hotel.
3. Periksa Koneksi: Setelah perangkat lunak terbuka, pastikan perangkat lunak mengenali encoder yang terhubung. Perangkat lunak mungkin memiliki indikator atau pesan status yang menunjukkan encoder terhubung dan siap.
4. Periksa Kesalahan: Sebelum melanjutkan, cari pesan kesalahan atau pemberitahuan di dalam perangkat lunak. Atasi masalah apa pun sebelum mencoba menarik kembali kartu.
5. Pastikan Pengaturan yang Benar: Beberapa perangkat lunak mungkin memiliki beberapa pengaturan atau mode (misalnya, membaca, menulis, atau menyandikan). Pastikan Anda telah memilih mode yang sesuai untuk magnetisasi ulang atau pengkodean kartu kunci.

Langkah 4: Masukkan Informasi Kamar dan Tamu

1. Akses Bagian Pengkodean: Dalam perangkat lunak kartu kunci hotel, navigasikan ke bagian atau tab tempat Anda dapat memasukkan atau menyandikan informasi ke dalam kartu. Ini mungkin diberi label sebagai “Encode”, “Write”, “Guest Information”, atau yang serupa.
2. Masukkan Detail Kamar:
   • Nomor kamar: Masukkan nomor kamar spesifik untuk tamu.
   • Durasi: Menentukan tanggal check-in dan check-out untuk menentukan masa berlaku kartu kunci.
3. Masukkan Informasi Tamu (jika diperlukan oleh perangkat lunak):
   • Nama tamu: Masukkan nama lengkap tamu untuk tujuan identifikasi.
   • ID Tamu atau Nomor Reservasi: Beberapa sistem mungkin memerlukan pengenal tambahan, seperti nomor reservasi.
4. Pengaturan tambahan:
   • Tingkat Akses: Jika hotel memiliki area berbeda dengan akses terbatas (misalnya gym, kolam renang, atau lounge klub), tetapkan tingkat akses yang sesuai untuk tamu.
   • Banyak Kartu: Jika mengeluarkan beberapa kartu untuk ruangan yang sama (misalnya, untuk beberapa tamu), pastikan perangkat lunak diatur untuk menyandikan beberapa kartu dengan informasi yang sama.
5. Tinjau Informasinya: Periksa kembali semua detail yang Anda masukkan sebelum melanjutkan ke proses pengkodean. Pastikan tidak ada kesalahan ketik atau kesalahan, karena informasi ini akan menentukan fungsi kartu kunci.
6. Simpan atau Konfirmasi: Setelah semua rincian yang diperlukan dimasukkan, klik tombol yang sesuai untuk menyimpan atau mengonfirmasi informasi. Ini mungkin diberi label sebagai “Simpan”, “Konfirmasi”, “Berikutnya”, atau yang serupa, tergantung pada perangkat lunaknya.

Selalu periksa kembali detailnya untuk memastikan kartu kunci berfungsi dengan benar untuk tamu.

Langkah 5: Enkode Kartu

1. Memulai Proses Pengkodean: Dalam perangkat lunak kartu kunci hotel, cari dan klik tombol atau opsi untuk memulai proses pengkodean setelah memasukkan semua informasi yang diperlukan. Ini mungkin diberi label sebagai “Encode”, “Write”, “Start”, atau istilah serupa.
2. Tunggu Prosesnya: Proses pengkodean mungkin memakan waktu beberapa detik. Selama waktu ini, pastikan kartu tetap berada di dalam encoder dan tidak ada gangguan.
3. Pantau Umpan Balik: Sebagian besar perangkat lunak akan memberikan umpan balik waktu nyata selama pengkodean. Perhatikan bilah kemajuan, pesan status, atau indikator yang menunjukkan pengkodean sedang berlangsung.
4. Periksa Kesuksesan: Setelah proses pengkodean selesai, perangkat lunak akan menampilkan pesan konfirmasi yang menunjukkan bahwa kartu telah dikodekan. Ini mungkin berupa pesan “Sukses” sederhana, tanda centang, atau indikator positif.
5. Keluarkan atau Keluarkan Kartu: Keluarkan kartu dari encoder setelah berhasil melakukan pengkodean. Jika encoder memiliki tombol atau mekanisme pelepas, gunakan itu untuk melepaskan kartu dengan aman.

Setelah kartu berhasil dikodekan, kartu tersebut kini siap digunakan. Selalu tangani kartu dengan hati-hati dan pastikan disimpan untuk meminimalkan risiko demagnetisasi atau kerusakan.

Langkah 6: Verifikasi Kartu

1. Uji pada Kunci Pintu: Cara paling mudah untuk memverifikasi kartu adalah dengan mengujinya di kunci pintu hotel. Gesek atau ketuk kartu seperti biasa dan pastikan pintu berhasil dibuka.
2. Periksa Area Akses: Jika kartu telah dikodekan dengan tingkat akses tertentu (misalnya, gym, kolam renang, ruang VIP), uji kartu di area tersebut untuk memastikan kartu memberikan akses yang benar.
3. Encode ulang jika Diperlukan: Jika kartu tidak berfungsi seperti yang diharapkan, Anda mungkin perlu kembali ke langkah pengkodean dan memastikan semua informasi telah dimasukkan dengan benar. Mungkin juga kartunya sendiri rusak dan perlu diganti.

Dengan memverifikasi fungsionalitas kartu segera setelah pengkodean, Anda dapat memastikan tamu tidak akan menghadapi masalah akses selama mereka menginap. Menjamin pengalaman yang lancar bagi staf hotel dan tamu sangatlah penting.

Langkah 7: Serahkan Kartu kepada Tamu

• Jelaskan Situasinya: Jika tamu tidak menyadari adanya demagnetisasi, jelaskan secara singkat apa yang terjadi dan yakinkan mereka bahwa masalahnya telah teratasi.
• Memberikan Instruksi: Memberikan pengingat singkat tentang cara menggunakan kartu tersebut, terutama jika tamu tidak terbiasa dengan sistem kunci pintu hotel. Misalnya, sebutkan apakah kartu perlu digesek, disadap, atau dimasukkan.
• Bagikan Tindakan Pencegahan: Memberi tahu tamu tentang penyebab umum demagnetisasi, seperti menyimpan kartu di dekat ponsel, magnet, atau perangkat elektronik lainnya. Sarankan cara untuk menyimpan kartu dengan aman, seperti menggunakan wadah yang disediakan atau menyimpannya di saku terpisah.