1. Encoder/pemrogram Kartu Kunci: Grafik penyandi kartu kunci adalah perangkat keras yang bertanggung jawab untuk menulis data ke kartu kunci. Ini berkomunikasi dengan perangkat lunak manajemen hotel untuk menerima data yang diperlukan dan kemudian mengkodekannya ke dalam kartu. Ada berbagai jenis pembuat enkode bergantung pada jenis teknologi kartu kunci:
2. Kartu Kunci: Kartu kunci berfungsi sebagai media fisik yang menyimpan data akses untuk tamu. Saat diberikan kunci pintu, kunci tersebut membaca data dan menentukan apakah akses harus diberikan. Kartu kamar hotel yang dapat diprogram sebagian besar berupa strip magnetik dan Kartu kunci hotel RFID.
3. Komputer: Komputer menginstal perangkat lunak sistem kunci hotel dan terhubung dengan encoder kartu kunci Anda. Rata-rata PC atau laptop Anda akan baik-baik saja.
4. Perangkat Lunak Manajemen Hotel: Perangkat lunak ini adalah hub pusat untuk mengelola reservasi tamu, penetapan kamar, penagihan, dan operasional hotel lainnya. Ini berinteraksi dengan encoder kartu kunci untuk memprogram kartu kunci.

Memastikan bahwa semua komponen kompatibel sangat penting saat menyiapkan sistem kartu kunci hotel. Beberapa penyedia perangkat lunak manajemen hotel menawarkan paket yang mencakup perangkat lunak dan perangkat keras yang diperlukan, yang dapat menyederhanakan proses penyiapan.

Langkah 1: Instal Perangkat Lunak Manajemen Hotel.

Menginstal perangkat lunak manajemen hotel dan menghubungkan encoder kartu kunci sangat penting dalam menyiapkan sistem kartu kunci hotel Anda. Berikut panduan lebih rinci tentang cara melakukan ini:

1. Langkah-langkah Pra-instalasi: Sebelum menginstal, periksa persyaratan sistem perangkat lunak. Pastikan komputer Anda memenuhi spesifikasi minimum agar perangkat lunak dapat berjalan dengan lancar. Pastikan Anda memiliki hak administrator di komputer.
2. Proses Instalasi:
   • Media Instalasi: Tergantung pada penyedia perangkat lunak, Anda mungkin menerima CD/DVD, drive USB, atau tautan unduhan untuk perangkat lunak tersebut. Jika Anda menerima tautan unduhan, unduh perangkat lunak dan jalankan file penginstal yang diunduh. Wizard instalasi akan memandu Anda melalui proses tersebut.
   • Selesaikan Instalasi: Instalasi harus diselesaikan setelah semua langkah diikuti. Anda mungkin diminta untuk me-restart komputer Anda.
3. Langkah-langkah Pasca Instalasi:
   • Konfigurasi Software: Peluncuran perangkat lunak manajemen hotel untuk pertama kalinya. Mungkin ada langkah-langkah penyiapan awal, seperti mengonfigurasi koneksi database, menyiapkan akun pengguna, atau memasukkan detail hotel.
   • Update: Periksa apakah ada pembaruan yang tersedia untuk perangkat lunak. Itu selalu merupakan ide bagus untuk menjalankan versi terbaru untuk peningkatan keamanan dan fitur.

Anda dapat mengunduh perangkat lunak sistem kunci pintu hotel RFID kami untuk referensi Anda: Unduh Perangkat Lunak Sistem Kunci Hotel ShineACS.

Langkah 2: Hubungkan Encoder Kartu Kunci.

1. Siapkan Encodernya: Pastikan encoder bersih dan bebas dari debu atau kotoran.
2. Hubungkan ke Komputer: Menggunakan kabel yang disediakan (biasanya USB), sambungkan encoder kartu kunci ke port USB yang tersedia di komputer.
3. Instal Driver: Beberapa pembuat enkode mungkin memerlukan driver agar berfungsi dengan benar. Dalam banyak kasus, sistem operasi modern akan secara otomatis mendeteksi dan menginstal driver yang diperlukan.
4. Integrasi Perangkat Lunak: Luncurkan perangkat lunak manajemen hotel dan navigasikan ke bagian yang terkait dengan pemrograman kartu kunci. Seharusnya ada opsi untuk memilih atau mendeteksi encoder yang terhubung. Pastikan perangkat lunak mengenali encoder.

Setelah semuanya terinstal dan terhubung, menjalankan pengujian adalah ide yang bagus. Coba pemrograman a kartu kunci hotel dan lihat apakah itu berfungsi dengan kunci pintu. Ini akan mengonfirmasi bahwa perangkat lunak dan pembuat enkode berfungsi dengan benar.

Langkah-langkah tepatnya mungkin berbeda-beda berdasarkan perangkat lunak spesifik dan model pembuat enkode Anda. Selalu mengacu pada instruksi dan pedoman pabrikan. Hubungi dukungan pelanggan penyedia perangkat lunak atau perangkat keras jika Anda mengalami masalah apa pun.

Langkah 3: Luncurkan Perangkat Lunak Manajemen Hotel.

Setelah perangkat lunak manajemen hotel diinstal, memahami antarmuka dan fitur-fiturnya sangat penting untuk pengoperasian yang efisien. Berikut panduan tentang cara memulai:

• Memulai Perangkat Lunak: Sebagian besar instalasi membuat ikon desktop untuk memudahkan akses. Klik dua kali pada ikon ini untuk meluncurkan perangkat lunak. Anda dapat menemukan perangkat lunak di Start Menu (di Windows) atau folder Aplikasi (di MacOS) jika tidak ada ikon desktop.
• Pengaturan Awal (jika diperlukan): Beberapa solusi perangkat lunak memerlukan nama pengguna dan kata sandi. Jika ini pertama kalinya Anda, gunakan kredensial default yang disediakan oleh produsen atau yang Anda siapkan saat instalasi.
• Pendaftaran: gunakan kode aktivasi untuk mendaftarkan perangkat lunak manajemen kunci hotel untuk memastikan bahwa penerbit kartu dan perangkat lunak berfungsi dengan baik

• Biasakan Diri Anda dengan Antarmuka:  Cari menu atau bilah navigasi. Ini bisa berada di bagian atas, samping, atau bawah antarmuka. Ini akan membantu Anda mengakses berbagai bagian perangkat lunak. Beberapa solusi perangkat lunak menawarkan tutorial atau bagian bantuan bawaan.
• Tambahkan administrator: mengatur sistem kunci hotel administrator; Anda dapat memilih administrator super, administrator umum, manajer supervisor, dan operator meja depan.

• Kartu kunci staf hotel program: Temukan area Kartu Karyawan dan klik.
• Tetapkan nomor kamar: tambahkan nomor kamar di perangkat lunak manajemen kunci hotel

• Setel kunci pintu: atur nomor kamar yang ditentukan ke kunci pintu yang sesuai.
• Atur waktu penguncian pintu: Verifikasi bahwa semua waktu penguncian kamar diatur dengan benar sehingga waktu yang dapat digunakan pelanggan untuk menggunakan kamar hotel ditentukan dengan benar

Ingat, tata letak, fitur, dan proses yang tepat mungkin berbeda tergantung pada perangkat lunak manajemen hotel tertentu yang Anda gunakan. Jika tidak yakin tentang fitur atau cara melakukan tugas, lihat dokumentasi bantuan perangkat lunak atau hubungi tim dukungan penyedia perangkat lunak.

Langkah 4: Programkan Kartu Kunci

Memprogram kartu kunci adalah langkah penting dalam proses check-in hotel. Berikut panduan rinci tentang cara memprogram kartu kunci:

1. Memasukkan Kartu Kunci: Tergantung pada jenis encoder dan kartu (magnetic stripe, RFID, atau smart card), mungkin ada cara khusus untuk memasukkan atau menempatkan kartu.
2. Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Hotel:
   • Arahkan ke Pemrograman Kartu Kunci: Buka perangkat lunak dan navigasikan ke bagian yang didedikasikan untuk pemrograman kartu kunci. Ini mungkin diberi label seperti “Manajemen Kartu Kunci”, “Enkode Kartu Kunci”, atau serupa.
   • Pilih Tamu: Cari tamu yang baru saja Anda check-in. Mungkin ada daftar check-in terakhir atau bilah pencarian tempat Anda dapat mengetikkan nama tamu atau nomor reservasi.
   • 
   • Kartu Kunci Program: Setelah tamu dipilih:
     • Pilih nomor kamar atau konfirmasi nomor yang sudah ditetapkan.
     • Tetapkan izin akses jika perangkat lunak mengizinkannya (misalnya, memberikan akses ke gym, kolam renang, atau pusat bisnis).
     • Tentukan tanggal/waktu kedaluwarsa. Hal ini biasanya diatur pada tanggal dan waktu check-out tamu, memastikan kartu berhenti berfungsi setelah masa menginap mereka berakhir.
     • Klik pada tombol atau opsi untuk memprogram kartu kunci. Ini mungkin diberi label “Encode”, “Program”, “Write”, atau yang serupa.
   • Umpan Balik Perangkat Lunak: Perangkat lunak biasanya akan memberikan umpan balik setelah mengirimkan data ke encoder. Ini mungkin menampilkan pesan seperti “Kartu Kunci Berhasil Diprogram” atau “Pengkodean Selesai.” Jika ada kesalahan, perangkat lunak akan memberikan pesan kesalahan yang memandu Anda dalam menyelesaikan masalah tersebut.

1. Melepaskan Kartu Kunci: Setelah proses pengkodean selesai, keluarkan kartu secara perlahan dari pembuat enkode atau ambil dari permukaan pembuat enkode.
2. Menguji Kartu Kunci (Opsional tetapi Direkomendasikan): Untuk memastikannya berfungsi dengan benar, Anda dapat mengujinya pada kunci pintu atau alat uji jika tersedia. Langkah ini memastikan tamu tidak direpotkan saat mengakses kamarnya.
3. Menyerahkan Kartu Kunci kepada Tamu: Tunjukkan kartu kunci kepada tamu, informasikan tanggal/waktu habis masa berlakunya dan area mana saja yang dapat mereka akses (seperti gym atau kolam renang). Ini juga merupakan praktik yang baik untuk memandu mereka dalam menggunakan kartu tersebut, terutama jika ada cara khusus untuk menggesek atau mengetuknya.

Anda dapat memeriksa video ini tentang cara memprogram kartu kunci hotel panduan langkah demi langkah:

Untuk rincian lebih lanjut tentang pemrograman kartu kunci hotel, Anda dapat memeriksa panduan pengguna sistem kunci hotel kami dan mengunduhnya Panduan pengguna sistem kunci ShineACS.

Ingat, langkah dan antarmuka sebenarnya mungkin berbeda-beda, bergantung pada perangkat lunak manajemen hotel tertentu dan pembuat enkode kartu kunci yang Anda gunakan. Selalu mengacu pada instruksi dan pedoman pabrikan.

Pemecahan masalah saat memprogram kartu kunci hotel

Pemecahan masalah sangat penting untuk memastikan kelancaran pengoperasian sistem kartu kunci hotel. Berikut panduan terperinci tentang aspek-aspek ini:

Memecahkan Masalah Kartu Utama:

• Pemrograman ulang: Jika tamu melaporkan bahwa kartu kuncinya tidak berfungsi, langkah pertama adalah mencoba memprogram ulang kartu tersebut. Terkadang, kesalahan kecil atau gangguan selama pemrograman awal dapat menyebabkan masalah.
• Pemeriksaan Kartu: Periksa kartu kunci apakah ada kerusakan yang terlihat. Untuk kartu strip magnetik, pastikan strip tersebut tidak tergores atau mengalami kerusakan magnetik. Untuk kartu RFID, pastikan tidak ada retakan atau kerusakan yang terlihat.
• Penggantian: Jika pemrograman ulang tidak berhasil dan kartu tampak rusak, atau jika kartu berulang kali mengalami masalah, gantilah dengan yang baru.
• Masalah Pembuat Enkode: Jika beberapa kartu gagal berfungsi secara berurutan, masalahnya mungkin ada pada pembuat enkode itu sendiri. Jika demikian, rujuk ke manual pembuat enkode atau hubungi dukungan produsen.
• Cadangan: Cadangkan data perangkat lunak secara teratur. Hal ini memastikan bahwa Anda dapat memulihkan sistem ke keadaan sebelumnya tanpa kehilangan informasi penting jika terjadi kerusakan perangkat lunak atau kerusakan data.