1. Codificador/programador de tarjetas clave: La codificador de tarjeta clave es el hardware responsable de escribir datos en las tarjetas clave. Se comunica con el software de gestión del hotel para recibir los datos necesarios y luego los codifica en la tarjeta. Hay diferentes tipos de codificadores. dependiendo del tipo de tarjeta llave la tecnología:
2. Tarjetas clave: Tarjetas clave Servir como medio físico que contiene los datos de acceso de un huésped. Cuando se le presenta una cerradura de puerta, la cerradura lee los datos y determina si se debe otorgar acceso. Las tarjetas programables para habitaciones de hotel son principalmente de banda magnética y Tarjetas RFID para llaves de hotel.
3. Computadora: La computadora instala el software del sistema de bloqueo del hotel y se conecta con el codificador de su tarjeta llave. Su PC o computadora portátil promedio funcionará bien.
4. Software de gestión hotelera: Este software es el centro central para gestionar las reservas de los huéspedes, la asignación de habitaciones, la facturación y otras operaciones del hotel. Interactúa con el codificador de tarjetas de acceso para programar tarjetas de acceso.

Garantizar que todos los componentes sean compatibles es esencial a la hora de configurar un sistema de tarjeta llave de hotel. Algunos proveedores de software de gestión hotelera ofrecen paquetes que incluyen tanto el software como el hardware necesario, lo que puede simplificar el proceso de configuración.

Paso 1: Instale el software de gestión hotelera.

Instalar el software de gestión del hotel y conectar el codificador de tarjetas de acceso es fundamental para configurar el sistema de tarjetas de acceso de su hotel. Aquí hay una guía más detallada sobre cómo hacer esto:

1. Pasos previos a la instalación: Antes de instalar, verifique los requisitos del sistema del software. Asegúrese de que su computadora cumpla con las especificaciones mínimas para que el software funcione sin problemas. Asegúrese de tener derechos de administrador en la computadora.
2. Proceso de instalación:
   • Medios de instalación: Dependiendo del proveedor de software, es posible que haya recibido un CD/DVD, una unidad USB o un enlace de descarga del software. Si recibió un enlace de descarga, descargue el software y ejecute el archivo de instalación descargado. El asistente de instalación le guiará a través del proceso.
   • Complete la instalación: La instalación debe completarse una vez que se hayan seguido todos los pasos. Es posible que se le solicite que reinicie su computadora.
3. Pasos posteriores a la instalación:
   • Configuración de software: Inicie el software de gestión hotelera por primera vez. Es posible que haya pasos de configuración iniciales, como configurar conexiones de bases de datos, configurar cuentas de usuario o ingresar detalles del hotel.
   • actualizaciones: Compruebe si hay actualizaciones disponibles para el software. Siempre es una buena idea ejecutar la última versión para mejorar la seguridad y las funciones.

Puede descargar nuestro software de sistema de cerradura de puerta de hotel RFID para su referencia: Descarga del software del sistema de bloqueo de hotel ShineACS.

Paso 2: conecte el codificador de tarjeta clave.

1. Prepare el codificador: Asegúrese de que el codificador esté limpio y libre de polvo o residuos.
2. Conectar a la computadora: Usando el cable provisto (generalmente USB), conecte el codificador de tarjeta de acceso a un puerto USB disponible en la computadora.
3. Instalar controladores: Algunos codificadores pueden requerir controladores para funcionar correctamente. En muchos casos, los sistemas operativos modernos detectarán e instalarán automáticamente los controladores necesarios.
4. Integración de software: Inicie el software de gestión del hotel y navegue hasta la sección relacionada con la programación de tarjetas de acceso. Debería haber una opción para seleccionar o detectar el codificador conectado. Asegúrese de que el software reconozca el codificador.

Una vez que todo esté instalado y conectado, es una buena idea realizar una prueba. Intente programar un tarjeta de llave del hotel y ver si funciona con una cerradura de puerta. Esto confirmará que tanto el software como el codificador funcionan correctamente.

Los pasos exactos pueden variar según su software específico y modelo de codificador. Consulte siempre las instrucciones y directrices del fabricante. Póngase en contacto con el servicio de atención al cliente del proveedor de software o hardware si tiene algún problema.

Paso 3: inicie el software de gestión hotelera.

Una vez instalado el software de gestión hotelera, comprender su interfaz y sus funciones es fundamental para realizar operaciones eficientes. Aquí hay una guía sobre cómo comenzar:

• Inicio del programa: La mayoría de las instalaciones crean un icono en el escritorio para facilitar el acceso. Haga doble clic en este icono para iniciar el software. Si no hay un ícono en el escritorio, puede encontrar el software en el menú Inicio (en Windows) o en la carpeta Aplicaciones (en macOS).
• Configuración inicial (si es necesario): Algunas soluciones de software requieren un nombre de usuario y una contraseña. Si es la primera vez, utilice las credenciales predeterminadas proporcionadas por el fabricante o las que configuró durante la instalación.
• Registración: use el código de activación para registrar el software de administración de cerraduras del hotel para asegurarse de que el emisor de la tarjeta y el software funcionen correctamente

• Familiarícese con la interfaz:  Busque un menú o barra de navegación. Esto podría estar en la parte superior, lateral o inferior de la interfaz. Le ayudará a acceder a diferentes secciones del software. Algunas soluciones de software ofrecen un tutorial integrado o una sección de ayuda.
• Agregar administrador: establecer el sistema de bloqueo de hotel administrador; puede seleccionar superadministrador, administrador general, gerente supervisor y operador de recepción.

• Tarjetas de acceso del personal del hotel del programa: Busque el área de Tarjetas de empleados y haga clic.
• Establecer número de habitación: añadir el número de habitación en el software de gestión de bloqueo del hotel

• Establecer cerradura de puerta: establezca el número de habitación especificado en la cerradura de la puerta correspondiente.
• Establecer tiempos de bloqueo de puertas: Verifique que todos los tiempos de bloqueo de la habitación estén configurados correctamente para que el tiempo que un cliente puede usar una habitación de hotel se defina correctamente

Recuerde, el diseño, las funciones y los procesos exactos pueden variar según el software de gestión hotelera específico que esté utilizando. Si no está seguro acerca de una función o cómo realizar una tarea, consulte la documentación de ayuda del software o comuníquese con el equipo de soporte del proveedor del software.

Paso 4: programe la tarjeta de acceso

La programación de la tarjeta de acceso es un paso fundamental en el proceso de check-in del hotel. Aquí hay una guía detallada sobre cómo programar una tarjeta de acceso:

1. Inserción de la tarjeta de acceso: Dependiendo del tipo de codificador y tarjeta (banda magnética, RFID o tarjeta inteligente), puede haber una forma específica de insertar o colocar la tarjeta.
2. Usando el software de gestión hotelera:
   • Navegue a Programación de tarjeta llave: Abra el software y navegue hasta la sección dedicada a la programación de tarjetas de acceso. Esto podría tener una etiqueta como "Administración de tarjeta clave", "Codificación de tarjeta clave" o algo similar.
   • Seleccionar Invitado: Busque el huésped que acaba de registrar. Es posible que haya una lista de registros recientes o una barra de búsqueda donde puede escribir el nombre del huésped o el número de reserva.
   • 
   • Tarjeta clave del programa: Una vez seleccionado el invitado:
     • Elige el número de habitación o confirma la ya asignada.
     • Establezca permisos de acceso si el software lo permite (por ejemplo, otorgar acceso a un gimnasio, piscina o centro de negocios).
     • Especifique una fecha/hora de vencimiento. Por lo general, esto se establece en la fecha y hora de salida del huésped, lo que garantiza que la tarjeta deje de funcionar una vez finalizada su estadía.
     • Haga clic en el botón u opción para programar la tarjeta de acceso. Esto podría tener la etiqueta "Codificar", "Programar", "Escribir" o algo similar.
   • Comentarios sobre el software: El software normalmente proporcionará retroalimentación después de enviar los datos al codificador. Es posible que muestre un mensaje como "Tarjeta clave programada correctamente" o "Codificación completa". Si hay un error, el software debería proporcionar un mensaje de error que le guiará para resolver el problema.

1. Quitar la tarjeta llave: Una vez que se complete el proceso de codificación, retire con cuidado la tarjeta del codificador o recójala de la superficie del codificador.
2. Prueba de la tarjeta de acceso (opcional pero recomendada): Para asegurarse de que funciona correctamente, puede probarlo en la cerradura de una puerta o en un dispositivo de prueba, si está disponible. Este paso garantiza que el huésped no sufra molestias al acceder a su habitación.
3. Entrega de la tarjeta llave al huésped: Presente la tarjeta de acceso al huésped, informándole de su fecha/hora de vencimiento y de las áreas a las que puede acceder (como un gimnasio o una piscina). También es una buena práctica guiarlos sobre el uso de la tarjeta, especialmente si hay una forma específica de deslizarla o tocarla.

Puedes consultar este vídeo sobre cómo programar tarjetas llave de hotel guía paso a paso:

Para obtener más detalles sobre la programación de tarjetas de acceso de hotel, puede consultar nuestro manual de usuario del sistema de cerraduras de hotel y descargar el Manual de usuario del sistema de cerradura ShineACS.

Recuerde, los pasos exactos y la interfaz pueden variar según el software de gestión hotelera específico y el codificador de tarjetas de acceso que esté utilizando. Consulte siempre las instrucciones y directrices del fabricante.

Solución de problemas al programar tarjetas de acceso a hoteles

La resolución de problemas es esencial para garantizar el buen funcionamiento del sistema de tarjeta de acceso de un hotel. Aquí hay una guía detallada sobre estos aspectos:

Solución de problemas con tarjetas clave:

• Reprogramación: Si un huésped informa que su tarjeta de acceso no funciona, el primer paso es intentar reprogramarla. A veces, un pequeño fallo o interrupción durante la programación inicial puede causar problemas.
• Inspección de tarjeta: Compruebe la tarjeta de acceso para ver si hay daños visibles. Para las tarjetas con banda magnética, asegúrese de que la banda no esté rayada ni desmagnetizada. Para las tarjetas RFID, asegúrese de que no haya grietas ni daños visibles.
• Reemplazo: Si la reprogramación no funciona y la tarjeta parece dañada, o si la tarjeta tiene problemas repetidamente, reemplácela por una nueva.
• Problemas con el codificador: Si varias tarjetas no funcionan consecutivamente, el problema podría estar en el codificador. En tales casos, consulte el manual del codificador o comuníquese con el soporte del fabricante.
• Copias de seguridad: Haga una copia de seguridad periódica de los datos del software. Esto garantiza que pueda restaurar el sistema a su estado anterior sin perder información crucial en caso de una falla del software o corrupción de datos.