Wie funktionieren Hotelschlüsselkarten?

Zuletzt aktualisiert am 25. Mai 2024 von Vinzenz Zhu

Eine Hotelschlüsselkarte, normalerweise in der Größe einer Kreditkarte, wird zum Aufschließen der Türen von Hotelzimmern verwendet. Aufgrund ihrer Bequemlichkeit und erhöhten Sicherheit haben diese Karten in vielen modernen Hotels die herkömmlichen Metallschlüssel weitgehend ersetzt.

Wie funktionieren Hotelschlüsselkarten?

Wann wurden Schlüsselkarten erfunden

Beim Einsatz im Hotelumfeld durchlaufen Schlüsselkarten einen systematischen Prozess von der Ausgabe bis zur Nutzung. Hier finden Sie eine schrittweise Aufschlüsselung ihrer typischen Funktionsweise:

  1. Check-in-Prozess: Wenn ein Gast in einem Hotel eincheckt, wählt das Personal an der Rezeption ein verfügbares Zimmer für den Gast aus. Das Personal verwendet dann einen Kartenkodierer oder ein Programmiergerät, das mit der Verwaltungssystemsoftware des Hotels verbunden ist Programmieren Sie eine leere Hotelschlüsselkarte oder eine zuvor verwendete Karte neu programmieren. Die Karte wird mit spezifischen Daten programmiert, die sich auf den Aufenthalt des Gastes beziehen, wie z. B. Zimmernummer, Aufenthaltsdauer usw.
  2. Zugang zum Raum:
    • Magnetstreifenkarten: Der Gast steckt die Karte in einen Schlitz am Türschloss. Das Schloss liest die magnetisierten Muster und überprüft, ob sie mit den erwarteten Daten für diesen Raum und Zeitraum übereinstimmen.
    • RFID-Karten: Der Gast tippt die Karte entweder gegen ein Lesegerät an der Tür oder bringt sie nahe genug heran, damit das Schloss die Daten erkennt und drahtlos liest.
    • Smart Cards: Je nach Ausführung steckt der Gast die Karte in ein Lesegerät oder hält sie an ein kontaktloses Lesegerät an der Tür.
  3. Validierung: Sobald das Türschloss die Daten von der Karte liest, überprüft es die Informationen. Die Tür wird entriegelt, wenn die Daten mit dem Zimmer und dem aktuellen Zeitraum übereinstimmen (dh der Gast hat noch nicht ausgecheckt). Der Zutritt wird verweigert, wenn die Karte abgelaufen ist, nicht zum Zimmer passt oder aus anderen Gründen ungültig ist.
  4. Zusätzliche Zugangspunkte: Einige Hotels programmieren Schlüsselkarten für den Zugang zu anderen Bereichen, z. B. einem Fitnesscenter, einem Schwimmbad, einem Business Center oder einer Clublounge. Der Vorgang ist ähnlich: Die Daten der Karte werden mit den erwarteten Daten des Access Points verglichen und bei Übereinstimmung wird der Zugriff gewährt.
  5. Auschecken und Ablauf: Schlüsselkarten sind in der Regel so programmiert, dass sie nach der geplanten Check-out-Zeit des Gastes automatisch ablaufen. Beim Check-out geben die Gäste in der Regel die Karten zurück, die dann für zukünftige Gäste neu programmiert werden können. Wird die Karte nicht zurückgegeben, bleibt sie inaktiv, bis sie neu programmiert wird.
  6. Verlorene Karten: Wenn Gäste verlieren ihre Hotelschlüsselkarte, sie können es an der Rezeption melden. Das Personal kann die verlorene Karte sofort deaktivieren und eine neue ausstellen, um sicherzustellen, dass die verlorene Karte nicht für unbefugten Zugriff verwendet werden kann.
  7. Integration mit Hotelsystemen: Moderne Hotelschlüsselkartensysteme sind in das Property-Management-System des Hotels integriert (PMS). Dies ermöglicht nahtlose Abläufe, wie z. B. die Verfolgung des Gastzugangs, die Integration in die Abrechnung von Annehmlichkeiten oder das Anbieten personalisierter Erlebnisse basierend auf den Vorlieben der Gäste.

Dieser systematische Ansatz gewährleistet die Sicherheit, den Komfort und den effizienten Betrieb des Hotels und seiner Gäste.

Weitere Informationen zur Verwendung einer Schlüsselkarte im Hotel finden Sie in diesem Artikel: So nutzen Sie die Schlüsselkarte im Hotel Schritt für Schritt. 

Wann haben Hotels begonnen, Schlüsselkarten zu verwenden?

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Hotels begannen Ende der 1970er und Anfang der 1980er Jahre mit der Einführung von Schlüsselkartensystemen. Vor der weit verbreiteten Verwendung elektronischer Schlüsselkarten verwendeten Hotels hauptsächlich traditionelle Metallschlüssel.

Die ersten Systeme basierten auf der Magnetstreifentechnologie, ähnlich wie Kreditkarten. Im Laufe der Zeit, als sich die Technologie weiterentwickelte, begannen Hotels, fortschrittlichere Systeme wie RFID (Radio Frequency Identification) und Smartcard-Technologien einzuführen.

In jüngerer Zeit, mit dem Aufkommen von Smartphones, haben einige Hotels damit begonnen, digitale Schlüssel anzubieten. Mit digitalen Schlüsseln können Gäste die mobile App eines Hotels auf ihrem Smartphone nutzen Smartphone, um ihr Hotelzimmer aufzuschließen, sodass keine physische Karte erforderlich ist.

Bei dieser Methode wird typischerweise die Bluetooth- oder NFC-Technologie (Near Field Communication) für die Kommunikation zwischen dem Telefon und dem verwendet Bluetooth-Hoteltürschloss.

Warum Hotelschlüsselkarten verwenden?

Hotelschlüsselkarten bieten gegenüber herkömmlichen Metallschlüsseln mehrere Vorteile und sind daher für viele Hoteliers und Gäste die bevorzugte Wahl. Hier sind einige Gründe, warum Hotels Schlüsselkarten verwenden:

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  • Verbesserte Sicherheit:
    • Sofortige Deaktivierung: Sollte ein Gast seine Schlüsselkarte verlieren, kann diese sofort deaktiviert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder, der es findet, den Raum nicht betreten und meiden kann Hacken von Hotelschlüsselkarten. Bei herkömmlichen Schlüsseln müsste das Schloss ausgetauscht oder neu verschlossen werden.
    • Zugriffsprotokollierung: Elektronische Schlüsselkartensysteme können erfassen, wann und von wem eine Tür betreten wurde. Dies stellt einen Prüfpfad bereit, der für Sicherheits- oder Ermittlungszwecke nützlich sein kann.
    • Begrenzte Zugriffsdauer: Schlüsselkarten können so programmiert werden, dass sie für eine bestimmte Dauer funktionieren, normalerweise für die Dauer des Aufenthalts eines Gastes. Nach diesem Zeitraum läuft die Karte automatisch ab, wodurch das Risiko unbefugten Zugriffs verringert wird.
  • Betriebseffizienz: Wenn ein Gast seine Karte verliert oder seinen Aufenthalt verlängern möchte, kann die Rezeption ganz einfach eine neue Karte neu programmieren oder die bestehende aktualisieren. Während die anfängliche Investition in elektronische Hotelschließsysteme zwar höher als bei herkömmlichen Schlössern, die langfristigen Kosten können jedoch niedriger sein.
  • Gästekomfort: Schlüsselkarten sind leicht und haben die Größe einer Kreditkarte, sodass Gäste sie problemlos in einer Brieftasche oder Tasche tragen können. Eine einzige Schlüsselkarte kann so programmiert werden, dass sie Gästen Zugang zu verschiedenen Bereichen gewährt, beispielsweise zu ihrem Zimmer, Fitnessstudio, Pool oder Business Center.
  • Multifunktionalität: Moderne Schlüsselkarten können mit anderen Hoteldienstleistungen integriert werden. Gäste können damit beispielsweise Ausgaben auf ihr Zimmer in Hotelrestaurants, Bars oder Geschäften abrechnen.
  • Ästhetische und moderne Ausstrahlung: Elektronische Schlüsselkartensysteme können Hotels helfen ein anspruchsvolles, zeitgemäßes Erscheinungsbild, das technisch versierte Reisende anspricht. Die Karten können mit dem Branding, Logos und Werbebotschaften des Hotels individuell gestaltet werden.

Angesichts dieser Vorteile halten viele Hotels Schlüsselkartensysteme aus betrieblichen Gründen und zur Verbesserung des Gästeerlebnisses für eine praktische und vorteilhafte Wahl.

Regelmäßige Hotelschlüsselkartentypen

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Hotelschlüsselkartensysteme haben sich im Laufe der Jahre weiterentwickelt und Hotels verwenden möglicherweise verschiedene Arten von Schlüsselkarten. Hier sind die häufigsten Typen:

  1. Magnetstreifenkarten: Diese Karten haben einen Magnetstreifen auf der Rückseite, ähnlich wie viele Kredit- und Debitkarten.
    • Funktion: Der Streifen enthält magnetisierte Partikel. Bei der Codierung der Karte werden diese Partikel in einem bestimmten Muster angeordnet, um Daten darzustellen.
    • Anwendungsbereich: Der Leser interpretiert das Streifenmuster, wenn die Karte in ein Türschloss eingeführt wird. Wenn das Muster mit den Erwartungen des Schlosses übereinstimmt, wird die Tür entriegelt.
    • Vorteile: Relativ kostengünstig in der Herstellung und einfach umprogrammierbar.
    • Nachteile: Es kann durch starke Magnete (wie in manchen Handyhüllen oder Geldbörsen) entmagnetisiert werden, sich mit der Zeit aufgrund des physischen Einführvorgangs abnutzen und bietet im Vergleich zu neueren Technologien nur begrenzte Sicherheit.
  2. RFID-Karten (Radio Frequency Identification).: Diese Karten enthalten einen kleinen Chip und eine Antenne, aber keine Batterie. Die Technologie sollte das Problem der Entmagnetisierung lösen, das bei Magnetstreifenkarten weit verbreitet war.
    • Funktion: Der Chip speichert Daten. Wenn sich die Karte einem RFID-Lesegerät nähert (z. B. einem Türschloss), sendet das Lesegerät eine Funkfrequenz mit kurzer Reichweite aus. Die Antenne der Karte empfängt diese Frequenz, die den Chip lange genug mit Strom versorgt, um seine Daten an das Lesegerät zurückzusenden.
    • Anwendungsbereich: Die Tür entriegelt, wenn die übermittelten Daten mit den erwarteten Daten übereinstimmen.
    • Vorteile: Kontaktlos (tippen oder in die Nähe des Schlosses halten), haltbarer als Magnetstreifenkarten, da keine physische Abnutzung auftritt, und bietet eine bessere Sicherheit.
    • Nachteile: Normalerweise teurer als Magnetstreifenkarten.
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  3. Smart Cards: Diese Karten verfügen über einen eingebetteten Mikrochip und können auch Kontaktpunkte auf der Oberfläche haben oder kontaktlos sein.
    • Funktion: Der Mikrochip kann mehr Daten speichern als ein Magnetstreifen und verfügt über ausgefeiltere Verschlüsselungs- und Sicherheitsfunktionen.
    • Anwendungsbereich: Die Karte muss normalerweise in ein Lesegerät eingeführt oder in manchen Fällen einfach in die Nähe eines kontaktlosen Lesegeräts gehalten werden.
    • Vorteile: Erhöhte Sicherheit und Potenzial für multifunktionale Nutzung, z. B. Speicherung von Gästepräferenzen oder Treueprogrammdaten.
    • Nachteile: Teurer in der Herstellung als Magnetstreifenkarten.
  4. Mobile Schlüssel:
    • Beschreibung: Obwohl es sich nicht um eine physische Karte handelt, werden mobile digitale Schlüssel immer beliebter. Der Zutritt zu Räumen erfolgt über eine Smartphone-App.
    • Anwendungsbereich: Nach dem Check-in laden Gäste die App des Hotels herunter und erhalten einen digitalen Schlüssel. Über Bluetooth oder NFC (Near Field Communication) kommuniziert das Telefon mit dem Türschloss, um Zutritt zu gewähren.
    • Vorteile: Erhöhter Komfort für Gäste, reduziert den Bedarf an physischen Karten und bietet Potenzial für die Integration mit anderen Hoteldienstleistungen.
    • Nachteile: Erfordert, dass Gäste über kompatible Smartphones verfügen, und kann für diejenigen, die nicht technisch versiert sind, eine Herausforderung darstellen.

Verschiedene Hotels entscheiden sich möglicherweise je nach ihren spezifischen Bedürfnissen, ihrem Budget und dem Gästeerlebnis, das sie bieten möchten, für unterschiedliche Systeme.

RFID vs. Magnetstreifen-Schlüsselkarten: Warum bevorzugen Hotels jetzt RFID-Schlüsselkarten?

Hotels bevorzugen aus mehreren Gründen, von erhöhter Sicherheit bis hin zu einem besseren Gästeerlebnis, zunehmend RFID-Schlüsselkarten gegenüber Magnetstreifenkarten. Hier finden Sie einen detaillierten Vergleich und eine Erklärung, warum die RFID-Technologie im Gastgewerbe zum Standard wird:

  1. Sicherheit: RFID-Karten bieten verbesserte Sicherheitsfunktionen, einschließlich Verschlüsselung und erschweren das Klonen, im Gegensatz zu Magnetstreifen, die anfällig für Skimming und Vervielfältigung sind.
  2. Langlebigkeit: RFID-Karten erfordern kein physisches Durchziehen und unterliegen daher weniger Abnutzung als Magnetstreifenkarten, die bei häufigem Gebrauch an Qualität verlieren.
  3. Effizienz: RFID ermöglicht einen schnelleren Check-in und Zimmerzugang und verbessert so die betriebliche Effizienz, während Magnetkarten oft mehrere Durchzüge erfordern und zu Verzögerungen führen können.
  4. Gästeerfahrung: Der Komfort von RFID, der sich auch in andere Dienste wie Zahlungen innerhalb des Hotels integrieren lässt, steigert die Gästezufriedenheit deutlich.
  5. Zukünftige Integration: Die RFID-Technologie lässt sich problemlos in kommende digitale Lösungen wie den mobilen Zugang integrieren und ist somit eine zukunftssicherere Wahl.

Die Umstellung von Magnetstreifen auf RFID-Schlüsselkarten in Hotels wird durch den Bedarf an besserer Sicherheit, verbesserter betrieblicher Effizienz, verbessertem Gästeerlebnis und zukünftiger Technologieintegration vorangetrieben.

Obwohl die Anschaffungskosten möglicherweise höher sind, ist RFID aufgrund seiner langfristigen Vorteile und Anpassungsfähigkeit eine kluge Wahl für moderne Hoteldienstleistungen.

Wie viel kosten Hotel Key Cards?

Wie viel kosten Hotel Key Cards?

Die Kosten für Hotelschlüsselkarten können aufgrund mehrerer Faktoren stark variieren:

  1. Kartentyp:
    1. Magnetstreifenkarten: Diese sind im Allgemeinen am günstigsten. Abhängig von der Qualität, der bestellten Menge und den individuellen Anpassungen kosten sie zwischen 0.10 und 0.50 US-Dollar pro Karte.
    2. RFID-Karten: Diese sind teurer als Magnetstreifenkarten. Die Preise können je nach Art der RFID-Technologie, Qualität und Bestellmenge zwischen 0.50 und 2.00 US-Dollar pro Karte liegen.
    3. Smart Cards: Aufgrund des eingebetteten Mikrochips können diese im oberen Preissegment liegen. Sie können zwischen 1.00 und 5.00 US-Dollar pro Karte kosten.
  2. Maßgeschneidert: Einfache, generische Schlüsselkarten sind günstiger. Viele Hotels entscheiden sich jedoch für individuelles Branding, Logos und andere Grafiken oder Informationsdesigns. Individueller Druck von Hotelschlüsselkarten kostet mehr.
  3. Bestellmenge: Der Kauf in großen Mengen reduziert häufig die Kosten pro Karte. Große Hotelketten oder Betriebe, die Tausende von Karten auf einmal bestellen, können mit einem Mengenrabatt rechnen.
  4. Zusätzliche Funktionen: Einige Karten verfügen über zusätzliche Sicherheitsfunktionen oder Technologien, die den Preis erhöhen können. Multifunktionskarten (z. B. Zimmerzugang, Zahlung, Treueprogramm) könnten teurer sein.
  5. Lieferant und Region: Die Kosten können je nach Lieferant und Region oder Land des Kaufs variieren. Beispielsweise kann der Kauf direkt beim Hersteller günstiger sein als der Kauf über einen Zwischenhändler. Ebenso können sich die Preise zwischen Lieferanten in verschiedenen Ländern aufgrund von Herstellungs-, Arbeits- und Versandkosten unterscheiden.
  6. Kartenmaterial: Während die meisten Schlüsselkarten aus Kunststoff bestehen, werden umweltfreundliche Alternativen aus Holz oder biologisch abbaubaren Kunststoffmaterialien hergestellt. Diese können eine andere Kostenstruktur haben.
  7. Systemeinrichtung und Wartung: Auch wenn es sich nicht um die Kosten für die Karte selbst handelt, ist es wichtig, die Anfangsinvestition in das Kartenlesesystem, die Software und etwaige laufende Wartung oder Updates zu berücksichtigen. Dies kann einen erheblichen Teil der Gesamtkosten für die Verwendung elektronischer Schlüsselkarten ausmachen.

Bei der Bewertung der Gesamtkosten von Schlüsselkartensystemen sollten Hoteliers immer Angebote von mehreren Anbietern einholen und die Vorabkosten und langfristigen Ausgaben berücksichtigen.

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Über den Autor

  • Vinzenz Zhu

    Vincent Zhu verfügt über 10 Jahre Erfahrung mit Smart-Lock-Systemen und ist darauf spezialisiert, Hoteltürschlosssysteme und Lösungen für Haustürschlosssysteme von Design, Konfiguration, Installation und Fehlerbehebung anzubieten. Egal, ob Sie ein schlüsselloses RFID-Türschloss für Ihr Hotel oder ein schlüsselloses Tastatur-Türschloss für Ihre Haustür installieren möchten oder andere Fragen und Anfragen zur Fehlerbehebung zu intelligenten Türschlössern haben, zögern Sie nicht, mich jederzeit zu kontaktieren.

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